Przestrzenie co-workingowe są coraz popularniejsze. Sprzyja temu coraz większa liczba start-upów i freelancerów poszukujących wygodnego, niedrogiego miejsca do pracy wśród innych ludzi o dużych ambicjach oraz ciekawych pomysłach. Aby biura co-workingowe cieszyły się jednak dużym powodzeniem, muszą oferować swoim najemcom pewne udogodnienia – wśród nich standardem są m.in. kserokopiarki. Sprawdź, jak wybrać tego rodzaju urządzenie do co-workingu!
Kserokopiarka dla co-workingu – co warto wiedzieć?
Kserokopiarka do wspólnego użytku to coś, czego oczekuje większość najemców biur w przestrzeniach co-workingowych. Tego rodzaju sprzęt powinien zapewniać szerokie możliwości wykorzystania, a więc funkcję drukowania, skanowania, kopiowania, a najlepiej również faksowania. Kluczowa jest wysoka wydajność, która pozwoli błyskawicznie zrealizować potrzeby każdego z najemców biur bez zbędnego oczekiwania, które może opóźniać pracę. Kolejną niezwykle ważną cechą tego rodzaju sprzętu jest łatwość obsługi. Wiele nowoczesnych urządzeń jest wyposażonych w przyjazny interfejs i wygodne sterowanie, umożliwiając realizację niezbędnych zadań bez konieczności przechodzenia szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. Istnieją również inne funkcje, które warto brać pod uwagę przy wyborze kserokopiarki do co-workingu. Niektóre z nich omówimy poniżej.
Wygodne kserowanie, skanowanie i kopiowanie
Za wygodę obsługi urządzenia odpowiada nie tylko interfejs. Bardzo przydatne w takich miejscach jak biura co-workingowe okazują się urządzenia zapewniające łączność bezprzewodową i zaawansowane opcje druku czy skanowania. Wbudowany moduł Wi-Fi i łączność z chmurą to m.in. możliwość:
- zlecania druku na odległość – bez konieczności podchodzenia do urządzenia,
- druku bezpośrednio z urządzeń mobilnych,
- wysyłki skanowanych plików na urządzenia mobilne,
- kontrolowania kolejki zadań i nadzoru ich realizacji w chmurze.
Dzięki temu wszelkie zadania można realizować znacznie szybciej i w harmonii z pozostałymi użytkownikami.
Warto również sprawdzić, czy wybrany sprzęt ma zaawansowany skaner z funkcją OCR (optical character recognition – optycznym rozpoznawaniem znaków). Dzięki temu digitalizowane dokumenty tekstowe mogą być zapisywane w formie edytowalnych plików. Nowoczesna technologia skanowania pozwala też na bardzo szybkie tworzenie cyfrowych kopii fizycznych plików, co znacznie zwiększy wydajność całego biura.
Kserokopiarka w co-workingu – bezpieczeństwo to podstawa
W przypadku kserokopiarki dostępnej dla wielu różnych osób pracujących w odrębnych biurach bezpieczeństwo stanowi największy priorytet. Ewentualny wyciek danych czy innego rodzaju zagrożenie mogłoby na zawsze zniechęcić najemców do pracy w danym co-workingu, dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na te kwestie.
Zaawansowane technologicznie urządzenia zwykle są wyposażone w szereg zabezpieczeń. Warto zwrócić jednak uwagę nie tylko na standardy szyfrowania czy ochronę przed atakami na biurową sieć, ale również na dodatkowe funkcje, które nie są standardem dla wszystkich kserokopiarek. Te funkcje to m.in. dostęp do urządzenia za pomocą kart zbliżeniowych w celu identyfikacji użytkownika. Takie rozwiązanie daje szereg korzyści:
- ograniczenie niebezpieczeństwa związanego z dostępem do wydruków przez niepowołane osoby,
- możliwość rozliczania poszczególnych użytkowników za wykonane wydruki,
- funkcje dostosowania interfejsu (najczęściej używanych funkcji i ustawień) do każdego użytkownika – oferowana przez najbardziej zaawansowane kserokopiarki,
- możliwość wydawania gotowych wydruków tylko po zbliżeniu karty identyfikacyjnej – opcja druku podążającego.
Oczywiście można się również zdecydować na ochronę hasłem i inne rozwiązania poprawiające bezpieczeństwo w biurze.
Sprzęt dla co-workingu – nie tylko zakup
Wysokiej jakości, nowoczesna kserokopiarka o dużej wydajności to często niemały wydatek. Tymczasem biura co-workingowe często same działają na zasadach podobnych do start-upów, którym wynajmują lokale lub biurka, a więc nie dysponują ogromnymi sumami na inwestycje. Dlatego warto wiedzieć, że zakup sprzętu do biura to nie jedyna możliwość.
W Robican możesz skorzystać z różnych elastycznych form finansowania – m.in. wynajmu i leasingu. Dzięki korzystnym warunkom oferowanym przez naszą firmę możesz otrzymać nie tylko idealnie dopasowane do Twoich potrzeb urządzenie, ale również regularne dostawy materiałów eksploatacyjnych oraz dostęp do profesjonalnego serwisu. Atrakcyjny cennik obejmuje elastyczne formy finansowania – np. na podstawie wykonanych wydruków. Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź szczegóły na naszej stronie, w dziale „Finansowanie – Wynajem Kserokopiarek“.