Rozwój firmy to dzisiaj nie tylko zwiększanie obrotów, poszerzanie zespołu, przestrzeni biurowej. W pewnym zakresie można nawet rozwijać firmę, nie patrząc na rozwój bazy klientów. Dzięki usprawnianiu procesów i optymalizacji pracy ten sam biznes może przynosić większe zyski, niż dotychczas.
Rozwój w zakresie sprzętu biurowego jest istotny również ze względu na rosnący dług technologiczny przedsiębiorstwa. Im dłużej Twoja firma nie rozwija wykorzystywanych technologii oraz nie optymalizuje działań za pomocą sprzętu, tym większy powstaje dystans do rozwijającej się reszty przedstawicieli branży. Jak zatem sprzęt biurowy może wpłynąć na zmniejszenie długu technologicznego Twojej firmy?
Dług technologiczny a podstawowa funkcjonalność
Istnieje sporo firm, które uważają sprzęt biurowy za urządzenia o wąsko okrojonej funkcjonalności, która na przykład w kontekście kserokopiarek sprowadza się do drukowania, skanowania i kopiowania dokumentów. Tymczasem te urządzenia z biegiem czasu rozwijają się, oferując znacznie szersze możliwości, a nawet zapewniając podstawowe możliwości optymalizacji w ramach standardowego wyposażenia.
Optymalizacja dzięki konfiguracji
Nowoczesne kserokopiarki to nie tylko możliwość naciśnięcia przycisku „kopiuj” to sprzęt, który projektowany jest z myślą o usprawnianiu procesów biurowych. Każda z nich oferuje szerokie możliwości konfiguracji, choćby w zakresie skanowania dokumentów. Ustawienia można dostosować tak, aby skanowane dokumenty trafiały bezpośrednio do wskazanych osób, z niezbędną adnotacją, nazwą i formatem pliku. Dzięki temu, za pomocą jednego naciśnięcia na ekranie można obsłużyć wysyłkę dokumentów do właściwych osób i wydziałów.
System obsługi urządzeń
Pomiary są dokonywane dzisiaj na każdym kroku, odpowiednie zmierzenie i analiza wskaźników biznesowych przekłada się bezpośrednio na wyniki finansowe firmy. Eksploatacja sprzętu biurowego jest dzisiaj również możliwa, a korzyści płynące z odpowiednio zaplanowanego rozmieszczenia sprzętu oraz optymalizacji workflow są nieocenioną wartością dla biznesu.
Praktycznie wszystkie urządzenia biurowe posiadają możliwość połączenia z systemem do analizy użytkowania sprzętu. Statystyki z podziałem na użytkowników, sezonowość, nakłady, czy zużycie materiałów pozwalają w prosty sposób usprawnić działanie biura i zaoszczędzić na serwisach i materiałach eksploatacyjnych.
Automatyzacja zamiast pracy ręcznej
Szerokie możliwości oferowane przez oprogramowanie zastosowane w urządzeniach, to tylko część spośród wielu technologii dostępnych w dzisiejszych urządzeniach. Wyposażenie kserokopiarki w dodatkowe elektroniczne lub mechaniczne moduły również wpływa na szybkość pracy.
Doskonałym przykładem są finiszery zszywająco-sortujące. Sprawdzają się one w przypadku druku wielu partii dokumentów jednocześnie. Wydruki są dzięki nim ułożone partiami, a jeśli trzeba również zszyte w wybranym miejscu.
W przypadku dużych ilości skanów w biurze idealnym rozwiązaniem jest jednoprzebiegowy podajnik dokumentów, który sczytuje obraz z obu stron kartki jednocześnie. To prosty sposób na dwukrotne przyspieszenie skanowania dokumentów.
Jak zmniejszyć dług technologiczny dzięki sprawnemu Workflow?
Sprawny obieg dokumentów w firmie ma bezpośredni wpływ na szybkość pracy nie tylko pojedynczych zespołów, ale całego przedsiębiorstwa. Aby skutecznie optymalizować przepływ dokumentów, potrzebne są do tego odpowiednie narzędzia.
Wgrywanie dokumentów papierowych do firmowego systemu to pierwszy krok na drodze do digitalizacji i usprawnienia obiegu dokumentów. Niezastąpiony w tym zakresie jest OCR, który coraz częściej pojawia się jako standardowe wyposażenie urządzeń.
Wprowadzanie dokumentów do systemu firmy może być realizowane za pomocą przeznaczonego do tego oprogramowania, jak IRISXtract™.
Jakie straty przynosi dług technologiczny?
Lekceważenie rosnącego długu technologicznego niesie ze sobą kosztowne konsekwencje. Praktycznie każdy rok zwłoki względem rozwijającej się branży stanowi o dodatkowych kosztach załatania luki technologicznej.
Na początku mogą to być jedynie urządzenia, ale z czasem konkurenci rozwiną również obieg dokumentów, wdrożą niezbędne oprogramowanie i zaczną wykorzystywać pełnię możliwości oferowanych przez sprzęt i systemy.
Jak więc zapewnić sobie stały dostęp do nowoczesnych urządzeń?
Wynajem sprzętu odpowiedzią na potrzebę stałego rozwoju
Działającym sposobem na zmniejszenie początkowego progu na drodze do zmniejszenia długu technologicznego, jest wynajem urządzeń biurowych. Dzięki temu, w ramach niskiej opłaty miesięcznej, możesz wejść w posiadanie nowego modelu kserokopiarki, a po kilku latach praktycznie bez zwiększania kosztu, wymienić ją na jeszcze nowszą.