Skanowanie dokumentów to praktycznie codzienna czynność w pracy każdej osoby, która ma styczność z dokumentami. Nowoczesne urządzenia biurowe oferują bardzo wysokie parametry przetwarzania papierowych danych na cyfrowe. Dzięki szybkim podajnikom oryginałów, skanowanie odbywa się praktycznie natychmiastowo. Zaawansowana kompresja pozwala na przechowywanie coraz większej ilości plików na dyskach. Co zrobić, żeby maksymalnie wykorzystać możliwości nowoczesnych skanerów? Jak skanować dokumenty w optymalny sposób? Przeczytaj, aby się dowiedzieć!
Wybór odpowiedniego skanera
Aby odpowiednio podejść do skanowania dokumentów w biurze, trzeba zacząć rozważać potrzeby i możliwości już na etapie wyboru urządzenia. Odpowiednio dobrane urządzenie to pełne pokrycie potrzeb biura oraz optymalna relacja ceny i funkcjonalności. Jak dobrze wybrać urządzenie do biura?
Urządzenie wielofunkcyjne
Kompletnym rozwiązaniem do obsługi dokumentów w biurze jest urządzenie wielofunkcyjne lub kserokopiarka. Taki sprzęt zaspokoi potrzeby biur, w którym skanowane jest nawet kilkaset stron dziennie. Warto rozważyć urządzenie z podajnikiem jednoprzebiegowym, aby dodatkowo przyspieszyć możliwości skanowania. Dodatkowo nowoczesne urządzenia posiadają wbudowane oprogramowanie wspierające skanowanie, archiwizację i przetwarzanie dokumentów.
Skaner dokumentów
Kiedy w biurze zachodzi potrzeba jednoczesnej obsługi skanera przez kilka osób, warto rozważyć zaopatrzenie w urządzenia przypisane do jednego lub maksymalnie kilku stanowisk. Wtedy skanery dokumentów sprawdzają się zdecydowanie lepiej, szczególnie jeśli skanowanych dokumentów jest bardzo wiele i są podzielone na partie po kilkadziesiąt stron.
Dodatkowe oprogramowanie załączone do skanerów biurowych potrafi wspierać i optymalizować codzienne procesy skanowania, archiwizacji i przetwarzania danych. Dzięki temu zyskasz czas potrzebny na obsługę skanowanych dokumentów.
Jak oprogramowanie wpływa na skanowanie dokumentów?
Odpowiednio dobrane urządzenie do skanowania dokumentów to pierwszy krok na drodze do sprawnego przetwarzania dokumentów. Równie ważne jest oprogramowanie, zarówno to zainstalowane na skanerze, jak i to dołączone do urządzenia.
OCR
System rozpoznawania tekstu to coraz częściej standardowe wyposażenie w urządzeniach wielofunkcyjnych i skanerach. Ta funkcjonalność pozwala skanować do plików, których treść może być przeszukiwana lub w bardziej zaawansowanych modelach nawet edytowana. Tak zeskanowane dokumenty znajdują zastosowanie w wielu codziennych czynnościach biurowych.
Archiwizacja
Jedną z czynności, niezwykle ułatwionych dzięki systemom OCR, jest możliwość archiwizacji dokumentów i wyszukiwania ich po słowach zawartych w ich treści. Dzięki temu obszerne archiwa mogą być bardzo szybko wertowane pod kątem konkretnych fraz, które aktualnie wymagają odszukania.
Przetwarzanie danych z dokumentów
Mając dokument, na którym tekst został rozpoznany, można w łatwy sposób pozyskać z niego dane. Dodatkowe oprogramowanie, które zautomatyzuje taki proces, tworzy połączenie, które bardzo przyspiesza pracę biura i odciąża pracowników z obowiązku ręcznego uzupełniania danych. Przykładem mogą być faktury, które dzięki odpowiednim integracjom, mogą być w automatyczny sposób skanowane i wgrywane do systemu.
Jak skutecznie skanować dokumenty w biurze?
Sam proces skanowania dokumentu to nie tylko przeniesienie obrazu w papierowego nośnika do komputera. Odpowiednie dobranie poszczególnych składowych tego procesu może nie tylko ułatwić wykonywanie codziennych zadań, ale nawet całkowicie odciążyć pracowników z niektórych obowiązków.