Blog, Office

Jak usprawnić skanowanie faktur do programu księgowego?

Skanowanie faktur do programu księgoego

Codzienne przetwarzanie setek, czy nawet tysięcy faktur potrafi wypełnić dzień pracy nie jednej, ale nawet kilku osób. Odpowiednie zaplanowanie procesu wprowadzania faktur do systemu może przyspieszyć pracę. Nadal kolejne skanowanie, i przepisywanie danych będzie stanowiło spore wyzwanie. Nawet jeśli dostajesz faktury w formacie XML, to przesyłają je tylko niektórzy kontrahenci i wymagają one pojedynczego dodawania do bazy. Co jeśli skanowanie faktur do systemu księgowego mogłoby odbywać się w pełni automatycznie?

Wyobraź sobie prostą sytuację. Wkładasz pakiet faktur do podajnika skanera, który następnie je pobiera i skanuje. Zeskanowane faktury trafiają do programu, który rozpoznaje i wyodrębnia potrzebne dane z zeskanowanych dokumentów. Następnie, te dane zapisywane są w jednym z popularnych formatów i przekazywane bezpośrednio do Twojego programu księgowego.

Taki scenariusz jest nie tylko możliwy, ale także sprawdzony przez wiele firm w całej Europie. Jak więc wdrożyć taki sposób automatyzacji skanowania faktur do programu księgowego Twojej firmy?

Skanowanie faktur za pomocą inteligentnego OCR

Kluczowym zadaniem takiego systemu jest precyzyjne pozyskanie właściwych danych ze skanowanych dokumentów. Często takie systemy wymagają mozolnej konfiguracji opartej na wskazywaniu przestrzeni na dokumencie dostawcy, w której znajduje się potrzebna informacja. Istnieją także inteligentne programy OCR, które potrafią same rozpoznać i wyodrębnić potrzebne informacje.

Skanowanie Faktur do programu księgowego

Odpowiedni wybór oprogramowania odczytującego dane z dokumentów, to podstawa do sprawnego wdrożenia i rozpoczęcia pracy z systemem. Dlatego zdecydowaną przewagę mają inteligentne OCRy, które ułatwiają pracę już na etapie konfiguracji.

Dokumenty elektroniczne a automatyzacja

Sprawne odczytywanie danych z dokumentów to pierwszy krok do automatyzacji skanowania faktur do programu księgowego. Coraz więcej dokumentów zakupowych przychodzi do nas drogą mailową. Wybierając system do przetwarzania danych z dokumentów, warto rozważać takie rozwiązania, które potrafią odczytać dane z załączników wiadomości przychodzących pocztą elektroniczną.

Klasyfikacja i wyodrębnianie danych

Samo rozpoznane danych z dokumentu to początek przetwarzania danych z formy papierowej lub elektronicznej na format, który zostanie odczytany przez program księgowy. Dobre oprogramowanie usprawnia proces skanowania faktur do programu księgowego dzięki funkcji szybkiej klasyfikacji dokumentów, czyli rozpoznaniu jego rodzaju, po to aby, przekazać go dalej do właściwej lokalizacji. Dzięki odpowiedniemu zdefiniowaniu klasy dokumentu, rozwiązanie może szybciej wyodrębnić niezbędne dane, a co za tym idzie szybciej zrealizować proces przekazania danych do firmowego oprogramowania.

Jak przenieść wyodrębnione dane do programu księgowego?

Wybór formatów zapisu

Następnym etapem skanowania faktur do programu księgowego jest ich zapis w formacie, który będzie możliwy do zinterpretowania przez firmowe oprogramowanie. Dobrze jest wybrać rozwiązanie, które posiada możliwość zapisu danych w formacie XML, gdyż jest to najczęściej obsługiwany format przez bazy danych programów księgowych.

Jak widać, na wybór odpowiedniego oprogramowania wpływ ma bardzo wiele czynników. Jak więc wybrać odpowiedni system? Co polecają specjaliści?

Skanowanie faktur za pomocą IRISXTract

Narzędziem, które stworzone zostało z myślą o zrealizowaniu wszystkich powyższych potrzeb jest oprogramowanie IRISXtract™ w wersji Accounts Payable. W połączeniu z szybkim skanerem dokumentów, to rozwiązanie potrafi skutecznie zautomatyzować proces skanowania faktur do programu księgowego.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach do skanowania fakTur do programu księgowego!

Rozwiązania do wprowadzania danych z dokumentów papierowych i elektronicznych, bezpośrednio do firmowego oprogramowania.

Inne artykuły