Blog, Wielki Format

Jaki wybrać skaner do biura?

Jaki skaner do biura

Skaner może być bardzo ważnym elementem wyposażenia biura, szczególnie jeśli specyfika pracy wymaga stosowania zarówno dokumentów elektronicznych, jak i tych papierowych lub też dana organizacja jest w trakcie cyfrowej transformacji. Urządzenie wielofunkcyjne nie zawsze jest optymalnym wyborem, szczególnie jeśli w firmie również powstaje sporo wydruków i kopii. Jak więc wybrać skaner do biura i na jakie jego cechy zwracać uwagę?

Skaner do biura – płaski czy szczelinowy?

Podjęcie decyzji o typie poszukiwanego urządzenia nie powinno być trudne, a z pewnością pozwoli zawęzić poszukiwania. Jeśli potrzebujesz skanera wolnostojącego, masz do wyboru maszyny płaskie lub szczelinowe. Te pierwsze są dobrym wyborem jedynie przy przetwarzaniu niewielkich ilości materiałów. Wymagają bowiem położenia dokumentu na szybie i zeskanowania każdej strony z osobna. Takie urządzenia doskonale nadają się do digitalizowania książek, broszur, różnego rodzaju kart plastikowych (w tym dokumentów tożsamości), dlatego znajdują zastosowanie w niejednej firmie.

Model szczelinowy to zdecydowanie lepszy skaner do biura. Jest on przede wszystkim znacznie szybszy i wygodniejszy w obsłudze – wystarczy włożyć plik dokumentów do podajnika, a urządzenie będzie samo pobierać po kolei kartki i skanować ich zawartość. Obecnie modele, które bez problemu digitalizują nawet dwustronne materiały są coraz powszechniejsze, dlatego skanowanie nawet dużych ilości nie wymaga praktycznie żadnej ingerencji ze strony człowieka. Zaawansowane oprogramowanie pomaga też w nazywaniu, katalogowaniu i kategoryzowaniu gotowych plików cyfrowych. Jeśli w biurze przetwarza się również inne rodzaje materiałów, to niektóre modele również oferują skanowanie płaskich dokumentów, kart i broszur.

Jaki skaner do biura

Wybór skanera pod kątem zastosowania

Warto się również zastanowić nad sposobem zastosowania skanera. Pod tym względem możemy podzielić dostępne urządzenia na kilka grup. Jakich?

    • Skanery mobilne to niewielkie urządzenia przeznaczone do przenoszenia. Można z nich korzystać w dowolnym miejscu. To idealny wybór w tych środowiskach pracy, w których istnieje potrzeba szybkiego zeskanowania umowy lub innego dokumentu np. podczas spotkania z klientem lub wyjazdu służbowego.
    • Skanery osobiste przeznaczone są zwykle do połączenia z jednym stanowiskiem komputerowym. Stanowią więc dobry wybór dla jednej lub maksymalnie kilku osób. Tego typu sprzęt rzadko stosuje się w biurach, chyba że potrzeby danej firmy w zakresie skanowania są niewielkie.
    • Skanery dla małych grup roboczych mogą współpracować z kilkoma urządzeniami. Obecnie coraz częściej umożliwiają także łączność bezprzewodową i bezpośrednie skanowanie do urządzeń mobilnych. Odpowiednie urządzenie tego typu to idealny wybór do niewielkiej firmy.
    • Skanery produkcyjne spełniają najwyższe wymagania w zakresie produktywności. Są w stanie przetwarzać bardzo duże ilości materiałów i mają funkcje sieciowe, przez co można je połączyć z całą infrastrukturą biurową. Takie urządzenie idealnie nada się do digitalizacji i archiwizacji w dużej firmie. Zwykle wyposażone jest w zaawansowane oprogramowanie, które dodatkowo ułatwia pracę.

Skaner do biura o właściwej wydajności i funkcjach

Zapytany o oczekiwaną wydajność skanera, zapewne w pierwszej chwili odpowiedziałbyś: jak najwyższa! Warto jednak dokładnie zastanowić się nad tą kwestią. Skanery do biura dość znacząco się różnią, jeśli chodzi o ten parametr, a wraz z wydajnością wzrasta cena. Podobnie jest z niektórymi funkcjami. Dlatego zawsze należy dopasować urządzenie do ilości i typu wykonywanej pracy. Jeśli skanujesz sporadycznie, wybierz prostszy model. Na pewno nie zauważysz dużej różnicy w eksploatacji, a możesz sporo zaoszczędzić. Jeśli zależy Ci na produktywności, zwracaj uwagę na prędkość pracy i funkcje ułatwiające przetwarzanie dokumentów, by jak najszybciej zrealizować wymagane zadania. Nie zapomnij również o sprawdzeniu obsługiwanych formatów i typów nośników, aby nie okazało się, że nie możesz wykorzystać skanera w taki sposób, w jaki potrzebujesz.

Oprogramowanie skanera do biura

Warto również zwrócić uwagę na oprogramowanie, które pozwala znacząco usprawnić przebieg procesów skanowania. Funkcje OCR (optycznego rozpoznawania tekstu) czy rozpoznawania kodów pomogą zautomatyzować nie tylko samą digitalizację, ale również archiwizację plików. Wiele skanerów do biura Canon wyposażonych jest w program CaptureOnTouch (dostępny również w wersji Pro), który jest bardzo intuicyjny w obsłudze, a jednocześnie zawiera bogaty pakiet funkcji. Możliwe są m.in. automatyczne indeksowanie oraz nazywanie plików, a także dopasowanie ustawień skanowania do własnych potrzeb. Dzięki temu nawet złożone zadania można realizować bardzo sprawnie i komfortowo.

Integracja ze środowiskiem pracy

Idealny skaner do biura to taki, który można łatwo zintegrować z istniejącym środowiskiem pracy. Dlatego warto zainwestować w uniwersalną i prostą w konfiguracji maszynę. Wielu producentów umożliwia również przetestowanie skanera w danym systemie – dzięki temu można sprawdzić, czy bezproblemowo współpracuje ze stosowanym oprogramowaniem.

Jeśli chcesz znaleźć właściwy skaner do biura? Skontaktuj się z nami!

Chętnie pomożemy Ci w podjęciu decyzji i dokonaniu zakupu.

Inne artykuły