Blog, Office

Kserokopiarka do biura – co wybrać? Czym się kierować?

Współczesne biura są w coraz większym stopniu cyfrowe, ale mimo tego wciąż trudno sobie wyobrazić ich pracę bez kserokopiarki. To wręcz jedno z najważniejszych biurowych urządzeń przydatne również przy przetwarzaniu dokumentów cyfrowych. Jak wybrać właściwe urządzenie wśród ogromu rynkowych propozycji? Sprawdź nasz poradnik!

Kserokopiarka do biura – analiza potrzeb i najważniejsze parametry

Analiza potrzeb jest wskazana przed każdym większym zakupem do biura. Również w przypadku kserokopiarki jest niezwykle ważna – w końcu na rynku znaleźć można tak wiele różnych modeli. W pierwszej kolejności warto sprawdzić:

  • ile wydruków (dziennie, miesięcznie) wykonuje się w firmie,
  • czy potrzebna jest opcja druku kolorowego,
  • jakiego rodzaju wydruki są najczęściej wykonywane,
  • jakie formaty papieru są używane,
  • czy skanowanie stanowi ważny element pracy biura.

Na tej podstawie można już zawęzić grupę kandydatów na Twoją nową kserokopiarkę do biura. Zacznij od zdecydowania, czy lepsza będzie drukarka kolorowa, czy też czarno-biała. Jeśli nie zamierzasz zbyt często używać koloru, warto zdecydować się na urządzenie monochromatyczne, by nie marnować kolorowych tonerów. Bardzo ważny jest też format. Obecnie wiele kserokopiarek do biura obsługuje maksymalnie format A3, ale w miejscach, w których drukuje się tylko dokumenty, wystarczająca może być mniejsza i często tańsza drukarka A4. Warto też zwrócić uwagę na gabaryty urządzenia i porównać je z rozmiarami biura – do naprawdę małej przestrzeni być może warto kupić drukarkę na biurkową.

Jeśli znaczna część prac administracyjnych biura wymaga skanowania (np. ze względu na archiwizację dokumentów), zwróć uwagę na parametry skanera. Automatyczne, szybkie skanowanie w wysokiej rozdzielczości zdecydowanie ułatwi pracę zespołu. Bardzo przydatny może się też okazać system optycznego rozpoznawania znaków OCR, który pozwala tworzyć edytowalne i przeszukiwalne pliki skanów!

Jaka Kserokopiarka do Biura

Dodatkowe funkcje kserokopiarki do biura

Obecnie kserokopiarki do biura umożliwiają nie tylko kopiowanie, ale też drukowanie i skanowanie, dzięki czemu stają się centrum pracy biurowej. Mogą mieć również dodatkowe funkcje, dzięki którym stają się jeszcze bardziej przydatne. Czasami rozbudowanie kserokopiarki jest możliwe dzięki dodatkowemu wyposażeniu. Warto sprawdzić, jakie możliwości daje dany sprzęt i zdecydować, czy któraś z dodatkowych funkcji nie okaże się przydatna. Zwróć uwagę szczególnie na takie funkcje jak:

  • moduł wykańczania – pozwalający np. na sortowanie i zszywanie dokumentów, dzięki czemu są gotowe do użytku od razu po odbiorze z tacy;
  • faks – wciąż używany w niektórych firmach;
  • dodatkowe kasety na papier – przydatne wszędzie tam, gdzie wykonuje się dużo wydruków lub też wydruki na różnych formatach;
  • system logowania do urządzenia – możliwy np. za pomocą kodów PIN lub kart zbliżeniowych, pozwalający zabezpieczyć pliki przed niepowołanym dostępem;
  • oprogramowanie ułatwiające zarządzanie – np. kontrolę wykorzystania i kosztów oraz zdalną obsługę sprzętu.

Pamiętaj, że mnogość funkcji to nie zawsze atut! Czasami potrzebne jest jedynie podstawowe i proste w obsłudze urządzenia. Eliminując to, czego nie potrzebujesz, obniżysz zarówno koszt zakupu kserokopiarki do biura, jak i koszty eksploatacyjne.

Jedna kserokopiarka do biura czy kilka?

W większych środowiskach pracy można się spotkać z dodatkowym dylematem – lepiej wybrać jedno solidne, centralne urządzenie, czy kilka mniejszych (np. dla każdego działu osobne)? Oba te rozwiązania mają swoje zalety.

Kilka kserokopiarek to łatwiejsze rozłożenie obciążenia. Można wówczas kupić tańszy sprzęt o mniejszych możliwościach, ale za to obsługa serwisowa kilku modeli będzie droższa. W przypadku awarii jednego z urządzeń zawsze będzie można skorzystać z innego. Dzięki rozlokowaniu kserokopiarek w różnych miejscach każdy z pracowników może zaś mieć do nich łatwy dostęp. Istnieje również możliwość zakupu urządzeń dostosowanych do różnych potrzeb (np. czarno-białych i kolorowych).

Jedna centralna kserokopiarka to łatwiejsza kontrola wykorzystania i kosztów oraz prostsze i tańsze serwisowanie. W przypadku awarii cała firma może jednak stanąć przed dużym problemem, dlatego upewnij się, że wybierasz sprzęt renomowanego producenta i dbasz o regularne przeglądy oraz zapas wszelkich materiałów eksploatacyjnych. Przy centralnym urządzeniu koniecznie trzeba zwrócić uwagę na wydajność i maksymalne miesięczne obciążenie. Obecnie dostępne są kserokopiarki, które potrafią obsłużyć nawet bardzo duże firmy. Warto również wybrać sprzęt umożliwiający zdalną obsługę i zaawansowane zarządzanie kolejką wydruków. Dzięki temu unikniesz chaosu związanego z jego użytkowaniem.

Kserokopiarka do biura – jak wybrać?

Idealna kserokopiarka do biura zapewni balans pomiędzy ceną zakupu, kosztami eksploatacji, wydajnością i funkcjonalnością. Pamiętaj, by zwrócić też uwagę na energooszczędność oraz zużycie i ceny materiałów eksploatacyjnych – często tańsze urządzenia wymagają zakupu znacznie droższych materiałów, co w długiej perspektywie jest całkowicie nieopłacalne. Jeśli nie jesteś w stanie samodzielnie się zdecydować, skorzystaj z pomocy ekspertów Robican!

Szukasz kserokopiarki do biura? Wybierz odpowiedni model!

Pełna gama urządzeń dostosowanych do Twoich potrzeb.

Inne artykuły