Obecnie wiele firm zmaga się z wyzwaniami związanymi ze zdalną pracą i przeniesieniem wielu zadań na płaszczyznę cyfrową. Uzyskanie pożądanej efektywności może być trudne, kiedy zmianie ulega wiele z dotychczas stosowanych systemów. Na szczęście istnieją urządzenia, które mogą ułatwić realizację niektórych zadań. Sprawdzamy, jaki sprzęt drukujący warto wybrać do firmy w dobie cyfrowej transformacji.
Transformacja cyfrowa w firmie – zadbaj o odpowiednie systemy
Transformacja cyfrowa jest przejawem tzw. przemysłu 4.0 i głównym trendem wyznaczającym kierunek działań współczesnych przedsiębiorstw. Polega na zmianie modeli biznesowych i sposobów działania w taki sposób, by wykorzystywać rozwiązania oparte na technologiach cyfrowych. Celem jest oczywiście uzyskanie wyższej efektywności, a jednocześnie precyzji przy podniesieniu standardów obsługi i jakości zarządzania oraz obniżeniu kosztów. Sam proces transformacji, czyli przechodzenia na rozwiązania cyfrowe, może być jednak długi i dość trudny.
Aby transformacja cyfrowa przebiegała w miarę sprawnie, skutecznie i „bezboleśnie”, konieczne jest wprowadzenie i wdrożenie odpowiednich rozwiązań oraz systemów. W procesie cyfryzacji firmy warto m.in. dokładnie przeanalizować aktualnie stosowane rozwiązania z zakresu IT i zadbać o zwiększenie ich wydajności. Pomocne może okazać się m.in. zastosowanie odpowiednich urządzeń drukujących. Współczesne maszyny tego typu są nie tylko wielofunkcyjne i szybkie, ale również oferują wiele rozwiązań idealnie wpisujących się w modele działania nowoczesnych przedsiębiorstw.
Wielofunkcyjne urządzenia drukujące jako łączniki pomiędzy cyfrowym a analogowym światem
Przejście na systemy cyfrowe dla większości firm nie oznacza braku zapotrzebowania na urządzenia wielofunkcyjne, które drukują, kopiują, skanują i faksują. W istocie tego rodzaju sprzęt stanowi poniekąd łącznik pomiędzy dokumentami i danymi „starego” oraz „nowego” typu. Dzięki niemu możliwe jest usprawnienie obiegu danych w całej firmie. Nowoczesne systemy, w które wyposażone są wielofunkcyjne urządzenia biurowe najnowszej generacji, niesamowicie ułatwiają też spełnienie wymogów związanych np. z archiwizacją czy ochroną danych.
Niezwykle przydatne mogą się okazać zaawansowane moduły skanowania, które pozwalają na digitalizację starszych dokumentów w błyskawicznym tempie, a często również ich automatyczna katalogowanie, opisywanie czy archiwizowanie. Warto zwrócić uwagę na rozwiązania typu OCR (Optical Character Recognition – optycznego rozpoznawania znaków), dzięki którym każdy papierowy dokument można łatwo zmienić w cyfrowy, edytowalny plik. To funkcje, które potrafią znacząco przyspieszyć i ułatwić przejście z tradycyjnych, papierowych dokumentów na wersje cyfrowe.
Czym powinny charakteryzować się urządzenia drukujące w nowoczesnej firmie?
Nie ma jednego, uniwersalnego sposobu na transformację cyfrową firmy. Wiele organizacji rozpoczyna jednak od wdrożenia rozwiązań bazujących na chmurach. Przeniesienie do chmur niektórych aplikacji czy procesów znacznie zwiększa bowiem możliwości wydajnej, a przy tym wygodnej pracy. Wśród nowoczesnych biurowych urządzeń drukujących rozwiązania chmurowe to w zasadzie standard, co pozwala łatwo zintegrować je z firmowymi systemami. W połączeniu z bezprzewodową łącznością sieciową daje to łatwy dostęp do funkcji urządzenia – nie tylko tych podstawowych, ale również zaawansowanych, związanych z zarządzaniem wydajnością. Ponadto przy wyborze wielofunkcyjnego urządzenia biurowego przydatnego w procesie cyfrowej transformacji warto zwrócić uwagę na takie cechy jak:
- wbudowany twardy dysk – najlepiej o dużej pojemności, która ułatwi przechowywanie i szybkie przetwarzanie dużych ilości danych;
- zabezpieczenie dysku twardego – szyfrowanie lub możliwość wyjęcia dla lepszej ochrony danych;
- zaawansowane systemy zabezpieczeń – dla pełnej ochrony wrażliwych danych oraz firmowych systemów przed zewnętrznymi atakami, złośliwym oprogramowaniem itd.;
- systemy uwierzytelniania – pozwalające decydować o dostępie do określonych systemów czy funkcji, a także kontrolować działalność ich użytkowników;
- monitoring i raportowanie – zaawansowane narzędzia umożliwiające kontrolę zużycia floty, rejestrowanie aktywności i identyfikowanie problemów;
- zdalne wsparcie techniczne – pozwalające uzyskać pomoc, zawsze, gdy jest potrzebna;
- zintegrowane narzędzia oraz opcje dodatkowe – pozwalające dostosować funkcje sprzętu do swoich potrzeb, zadbać o wydajność oraz bezpieczeństwo.
Dla firm w trakcie cyfrowej transformacji kluczowa jest przede wszystkim wydajność i optymalizacja procesów w oparciu o maksymalizację wygody i szybkości realizacji zadań przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów. To dlatego tak ważne są m.in. pojemne dyski twarde urządzeń, które eliminują konieczność oczekiwania na przetwarzanie dokumentów. W optymalizacji wielu zadań pomogą usługi zarządzania drukiem, które zmniejszą obciążenie działu IT, pozwalając jednocześnie na zwiększenie oszczędności. Warto zwrócić również uwagę na możliwość automatyzacji niektórych procedur, np. zamawiania materiałów eksploatacyjnych. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu urządzenie może samo wykryć moment, w którym należy uzupełnić zapasy. Dzięki temu redukuje się właściwie do zera przestoje w pracy, oszczędzając jednocześnie czas i energię pracowników.
Odpowiednie urządzenia biurowe mogą sprawić, że cyfrowa transformacja firmy będzie nie tylko prostsza, ale również bardziej owocna. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o dostępnych rozwiązaniach i o tym, w jaki sposób mogą pomóc Twojemu biznesowi, zapraszamy do kontaktu.