Niszczarka do biura - Jak wybrać? Na co zwrócić uwagę?

Niszczarka to bardzo ważne urządzenie – szczególnie w firmie, która przetwarza duże ilości fizycznych dokumentów. Umożliwia ona zapobieganie obciążonym wysokimi karami wyciekom danych osobowych, a także innego rodzaju poufnych lub wrażliwych informacji. Jaka powinna być niszczarka do biura? Na co zwracać uwagę przy wyborze? Przeczytaj, zanim dokonasz zakupu!

Stopień bezpieczeństwa – jaki będzie właściwy?

Niszczarki różnią się rozmaitymi parametrami technicznymi, podobnie jak inne urządzenia biurowe. Jedną z ich najważniejszych cech jest jednak stopień bezpieczeństwa znany również jako stopień utajnienia informacji. Zgodnie z normą DIN 66399 na rynku dostępne są niszczarki należące do jednej z siedmiu klas. Im wyższa klasa, tym trudniej odtworzyć zniszczony dokument i odczytać jego treść. W związku z tym urządzenia należące do wyższych kategorii nadają się do niszczenia dokumentów o wyższym stopniu poufności i istotności.

Jeśli zdarzyło Ci się używać różnych niszczarek, na pewno zauważyłeś, że niektóre tną dokumenty w dość szerokie paski, a inne tworzą z nich niemal miał. To właśnie zależy od kategorii, do której zalicza się urządzenie. Klasy niszczarek prezentują się następująco:

P-1 (wcześniej DIN-1) – do mało istotnych dokumentów; produkuje ścinki o szerokości mniejszej lub równej 12 mm i powierzchni do 2000 mm²;
P-2 (DIN-2) – do wewnętrznej korespondencji; produkuje ścinki o szerokości mniejszej lub równej 6 mm i powierzchni do 800 mm²;
P-3 (DIN-3) – do dokumentów poufnych; produkuje ścinki o szerokości mniejszej lub równej 2 mm i powierzchni do 320 mm²;
P-4 (nowa klasa) – do dokumentów szczególnie poufnych; produkuje ścinki o szerokości mniejszej lub równej 6 mm i powierzchni do 160 mm²;
P-5 (wcześniej DIN-4) – do dokumentów z tajnymi informacjami; produkuje ścinki o szerokości mniejszej lub równej 2 mm i powierzchni do 30 mm²;
P-6 (DIN-5) – do dokumentów ze szczególnie tajnymi informacjami; produkuje ścinki o szerokości mniejszej lub równej 1 mm i powierzchni do 10 mm²;
P-7 (nowa klasa) – do dokumentów ściśle tajnych; produkuje ścinki o szerokości mniejszej lub równej 1 mm i powierzchni do 5 mm².

Wybór klasy urządzenia zależy tylko od Ciebie, ale odpowiedzialność za poprawne zabezpieczenie danych również spoczywa na Tobie. Dlatego warto wybrać taką niszczarkę do biura, która zapewni odpowiedni stopień ochrony.

Wydajność niszczarek do biura

Kolejnym bardzo istotnym parametrem jest wydajność. Niszczarka do biura musi „nadążać” za ilością wymagających zniszczenia dokumentów. Niedopuszczalne są dłuższe przestoje w tym zakresie. Firma powinna umożliwić zniszczenie dokumentów natychmiast, szybko i sprawnie. Potrzeby w tym zakresie różnią się przede wszystkim w zależności od wielkości firmy i ilości przetwarzanych przez nią dokumentów.

Wydajność niszczarki jest określana poprzez ilość kartek papieru (o standardowej gramaturze), jakie jest w stanie jednocześnie przerobić na ścinki. Do najwydajniejszych modeli można włożyć nawet kilkadziesiąt kartek za jednym razem! W większości miejsc aż takie możliwości nie są jednak potrzebne. Jeśli jednak w Twoim biurze niszczenia często wymagają całe pliki papierowych dokumentów (np. wielostronicowe umowy), koniecznie zwróć uwagę na ten parametr. Nie warto też stale eksploatować niszczarki w granicach jej możliwości, ponieważ może to prowadzić do jej przegrzewania się, a także awarii i usterek komponentów.

Niszczarki klasyczne

Klasyczne niszczarki do biura mają szczelinę, w którą należy ręcznie wsunąć dokumenty. Przy większych ilościach wymaga to więc stania nad maszyną. W przeważającej ilości biur nie ma jednak potrzeby kupowania urządzenia, które ma wydajność większą niż kilkadziesiąt kartek. Jeśli firma jest dość duża, warto rozważyć wybór sprzętu przystosowanego do pracy ciągłej.

Niszczarki z podajnikiem

Niszczarki z podajnikiem (automatyczne) są raczej rzadkością, ale mogą być bardzo przydatne. Najlepiej sprawdzają się w miejscach, w których na co dzień niszczenia wymagają jedynie pojedyncze kartki lub niewielkie pliki dokumentów, ale raz na jakiś czas pojawia się potrzeba zneutralizowania większej ilości w krótkim czasie. Wówczas wystarczy włożyć cały stos dokumentów do podajnika. Maszyna będzie automatycznie pobierać odpowiednią ilość kartek i systematycznie ją niszczyć, co zdecydowanie ułatwia obsługę i pozwala oszczędzić czas. Należy jednak pamiętać, że zwykle tego typu urządzenia nie są przystosowane do ciągłej pracy.

Niszczone materiały

Niszczarki kojarzą się przede wszystkim z cięciem papieru. W wielu firmach to jednak nie wystarcza. Niektóre z biur często muszą niszczyć nośniki takie jak płyty CD, karty magnetyczne, klisze, czy nawet twarde dyski. Nawet w przypadku potrzeby niszczenia wyłącznie dokumentów papierowych warto sprawdzić, jakie dodatkowe funkcje w zakresie obsługiwanych materiałów oferuje dane urządzenie.

Zszywki

Zszywki, spinacze i tym podobne drobne elementy używane wraz z dokumentami kiedyś były dużym problemem dla biurowych niszczarek. Trzeba było usuwać je ręcznie – w przeciwieństwie mogło dojść do zablokowania lub uszkodzenia urządzenia. Dziś większość niszczarek do biura radzi sobie bez problemu z pospinanymi kartkami. Każdy producent zamieszcza taką informację w specyfikacji sprzętu. Warto ją sprawdzić!

Płyty CD

Płyty CD są znacznie twardsze i grubsze od kartki papieru, ale wiele niszczarek radzi sobie również z nimi. Dzięki temu utylizacja nośnika mogącego zawierać poufne dane nie sprawia problemu. Niszczarka do biura, która może być używana do nośników optycznych (płyt CD, DVD), będzie oznaczona literą „O” (najczęściej obok oznaczenia o klasie).

Karty magnetyczne

Niszczenie kart z paskiem magnetycznym stanowiącym nośnik danych jest równie ważne co niszczenie papierowych dokumentów zawierających tajne informacje. Wybór odpowiedniego urządzenia sprawi, że stanie się to proste. Niszczarki do biura oznaczone literą „T” pomogą bezpiecznie zutylizować identyfikatory, karty płatnicze, karty wejściowe i inne dokumenty z paskiem magnetycznym.

Wybór odpowiedniej niszczarki do biura

Przyjrzenie się powyższym parametrom powinno Ci pomóc we wstępnym wyborze niszczarki do biura. Ponadto istotne mogą się okazać takie czynniki jak:

pojemnik na papier – dostosowany wielkością do potrzeb firmy (tak aby nie trzeba było go co chwilę opróżniać), lekkość, a w razie potrzeby zastosowania niszczarki do różnych celów osobne pojemniki na ścinki papierowe i z tworzyw;
gwarancja na noże tnące – warto sprawdzić nie tylko ich możliwości, ale również długość obowiązywania gwarancji producenta (może to być nawet 20 lat);
zużycie energii – nowoczesne biuro powinno być energooszczędne, dlatego warto zwrócić uwagę na to, ile prądu zużywa niszczarka podczas pracy i czuwania;
głośność pracy – jeśli niszczarka do biura stoi w pobliżu stanowisk pracy, warto sprawdzić, czy nie jest zbyt głośna.

Cechy niszczarki do biura zawsze powinny być dopasowane do indywidualnych potrzeb. Ponadto na pewno warto zwracać uwagę na modele renomowanych marek, działających na rynku od dłuższego czasu.

Nadal nie jesteś pewien, co wybrać? Potrzebujesz fachowej porady? Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na Twoje pytania i pomożemy dopasować idealny model dla Twojej firmy.

Jak wybrać niszczarkę do biura?