Blog, Office

Digitalizacja dokumentów w firmie – możliwości nowoczesnego sprzętu

Digitalizacja dokumentów w firmie

Można się spierać, czy prowadzenie biznesu obecnie jest łatwiejsze niż przed laty. Jedno jest jednak pewne – współcześnie przedsiębiorcy coraz rzadziej muszą się zmagać z dużymi ilościami papierowych dokumentów. Znacznie więcej spraw, również tych urzędowych, można załatwić cyfrowo, a wypchane papierami archiwa przechodzą do lamusa. Starszą dokumentację można wprowadzić do systemu, korzystając z narzędzi do digitalizacji. Dowiedz się, jakie możliwości dają współczesne maszyny i jak wykorzystać je w swojej organizacji.

 

Digitalizacja dokumentów – skaner to podstawa

Digitalizacja dokumentów papierowych jest dość złożonym zadaniem, ale obecnie istnieje wiele urządzeń, które znacząco ułatwiają przeprowadzenie tego procesu. Ten niezwykle ważny element procesu cyfrowej transformacji firmy. Polega na przekształceniu zasobów z formy fizycznej na elektroniczną. W przypadku dokumentów oznacza to najczęściej ich zeskanowanie. To jednak zaledwie początek drogi, ponieważ pliki cyfrowe powinny być odpowiednio opisane, zindeksowane, skatalogowane i przechowywane, a następnie zabezpieczone w celu kontroli dostępu. Następnie możliwa jest ich integracja z używanym systemem informatycznym, co znacznie ułatwia korzystanie z dokumentów i usprawnia wiele aspektów działalności firmy.

Do digitalizacji dokumentów w zasadzie nie potrzeba skomplikowanego sprzętu – wystarczy komputer i skaner. Z małymi ilościami plików poradzą sobie nawet najprostsze urządzenia oraz podstawowe oprogramowanie. Większe organizacje wymagają jednak zastosowania rozwiązań zdecydowanie bardziej wydajnych, intuicyjnych i funkcjonalnych. W ofercie firmy Canon znajdują się skanery dokumentowe spełniające zróżnicowane potrzeby i wyposażone w systemy, które znacząco ułatwiają proces digitalizacji oraz integracji z istniejącym środowiskiem (zarówno Windows, jak i MacOS).

Skaner dokumentów Canon

Skanery produkcyjne Canon

Wszędzie tam, gdzie potrzeby w zakresie skanowania są duże, warto zastosować jeden ze skanerów produkcyjnych Canon. To maszyny przystosowane do pracy z bardzo dużymi nakładami i wyposażone w najnowocześniejsze rozwiązania znacznie usprawniające realizację prac związanych z digitalizacją. W tej kategorii warto zwrócić szczególną uwagę na modele z serii imageFORMULA DR-G2, które są kompatybilne z oprogramowaniem CaptureOnTouch i CaptureOnTouch Pro. To niezwykle wydajne urządzenia dostosowane do potrzeb najbardziej wymagających użytkowników. Za wykorzystaniem nowoczesnych skanerów produkcyjnych Canon z pewnością przemawia ich szybkość. Dopracowane podajniki pozwalają zaś na bezbłędne skanowanie dokumentów, również tych mieszanych, eliminując wiele niepotrzebnych przestojów i pomyłek.

Skanery Canon dla małych grup roboczych

Digitalizacja może być niezwykle łatwa w każdym środowisku. Marka Canon przygotowała m.in. szeroką ofertę urządzeń dla małych grup roboczych. W tej kategorii znajdują się modele skanerów imageFORMULA takie jak:

Poza niezawodnością i funkcjonalnością, która wyróżnia wszystkie urządzenia marki, ich wspólną cechą są kompaktowe wymiary. Wszystkie są również zgodne z oprogramowaniem CaptureOnTouch i CaptureOnTouch Pro, które odgrywa kluczową rolę w procesie digitalizacji. Dostępne są modele o zróżnicowanej wydajności i funkcjach, dzięki czemu możliwe jest dopasowanie właściwego sprzętu do każdego środowiska pracy.

CaptureOnTouch i CaptureOnTouch Pro – szybka i intuicyjna digitalizacja dokumentów

Proces digitalizacji polega nie tylko na utworzeniu cyfrowego obrazu dokumentu papierowego. Niezwykle ważna, jeśli nie najważniejsza, jest cała procedura, która następuje później. Polega ona m.in. na przetwarzaniu i rozpoznawaniu obrazu, indeksowaniu plików i ich katalogowaniu. Do wszystkich tych zadań potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie. Firma Canon proponuje swoim klientom jedne z najnowocześniejszych produktów w tej kategorii – narzędzia CaptureOnTouch i CaptureOnTouch Pro pozwalające znacząco przyspieszyć i ułatwić proces digitalizacji dokumentów w firmie. Najważniejsze korzyści z ich stosowania obejmują:

  • znacznie bardziej intuicyjne skanowanie – m.in. dzięki przyjaznemu interfejsowi z ułatwionym dostępem do najczęściej wykorzystywanych opcji i funkcji;
  • łatwe indeksowanie – realizowane automatycznie, według wybranych kryteriów;
  • ułatwione nazewnictwo plików – realizowane automatycznie, zgodnie z określonymi przez użytkownika kryteriami;
  • skuteczne rozdzielanie partii – automatyczne dzielenie na pliki lub foldery poprzez użycie specjalnych kodów (w tym kodów kreskowych, jeśli wykupiono opcjonalny moduł ich rozpoznawania), strefowego OCR, licznika lub pustej strony;
  • swobodną regulację ustawień skanowania – dzięki której praca jest wygodniejsza i szybsza;
  • integrację z popularnymi usługami chmurowymi – w tym Evernote, SharePoint, Dysk Google, SugarSync, OneDrive i Dropbox.

Wszystko to pozwala nie tylko na łatwiejsze tworzenie cyfrowych dokumentów, ale również ich przechowywanie i wyszukiwanie, co pozwala dopełnić proces cyfrowej transformacji firmy.

Chcesz rozpocząć proces cyfrowej transformacji swojej firmy i sprawić, aby digitalizacja dokumentów była prosta i szybka? Poszukujesz urządzenia, które będzie idealnie dopasowane do potrzeb organizacji? Skontaktuj się z nami! Chętnie pomożemy Ci w doborze skanera z odpowiednimi funkcjami i oprogramowaniem oraz doradzimy w kwestii finansowania zakupu.

Wejdź i zobacz ofertę naszych urządzeń!

Skanery do digitalizacji dokumentów.

Inne artykuły