Skanowanie dokumentów biurowych to dzisiaj nie tylko zapis obrazu z formy papierowej na dysku komputera. Oprogramowanie OCR pozwala na rozpoznawanie tekstu na skanowanych dokumentach, czyniąc z urządzenia swego rodzaju skaner tekstu. Takie możliwości pozwalają na znacznie szerszą pracę z przetwarzanymi plikami, gdyż nie są one już tylko obrazami dokumentów, ale interaktywnymi zapisami swoich papierowych odpowiedników. Chcesz wiedzieć, jak wykorzystać OCR w firmie? Przeczytaj, aby się dowiedzieć.
Dzięki programom OCR, urządzenie biurowe staje się swego rodzaju centrum przetwarzania dokumentów. Dzięki niemu możesz teraz przeszukiwać i modyfikować zeskanowane dokumenty, co bardzo ułatwia codzienną pracę z danymi.
Istnieją dwa sposoby na wdrożenie OCR w firmie. Może on występować w formie aplikacji zainstalowanej na komputerze, która ponownie sczytuje wcześniej zeskanowane obrazy i rozpoznaje na nich tekst. Drugim sposobem jest wyposażenie biura w urządzenie, które posiada wbudowaną funkcjonalność OCR, wtedy tekst na skanach rozpoznawany jest za jednym razem w momencie przetwarzania dokumentów papierowych na cyfrowe.
Jak działa OCR?
Optical character recognition, czy po polsku: “Optyczne rozpoznawanie znaków”, to złożone oprogramowanie pozwalające na przetwarzanie symboli widocznych na obrazie na tekst możliwy do zinterpretowania przez komputer. Dzięki funkcjonalności rozpoznawania tekstu skaner staje się nie tylko urządzeniem do przetwarzania obrazów, ale narzędziem do przekształcania plików papierowych na cyfrowe.
Program OCR, czy wbudowana funkcja urządzenia?
Wybierając skaner, warto zastanowić się, czy wybrać urządzenie z wbudowaną funkcją rozpoznawania tekstu, czy zainwestować w osobny program OCR. Obydwa te rozwiązania mają swoje plusy i minusy, a właściwy wybór zależy od specyfiki biura i indywidualnych potrzeb użytkowników.
Rozpoznawanie tekstu w urządzeniu
Funkcjonalność przenoszenia obrazu na tekst wbudowana w urządzenie, to często prosty i tani sposób na uzyskanie podstawowych funkcji OCR. Plusem tej metody jest krótka droga przetwarzania dokumentu, gdyż nie wymaga to dodatkowych czynności, jak zeskanowanie dokumentu z zaznaczeniem jednego przycisku na pulpicie urządzenia.
Dedykowany program OCR
Osobne oprogramowanie do rozpoznawania tekstu to narzędzie, które bardzo ułatwia pracę w biurze. Co prawda nie jest to tak tanie i proste w zastosowaniu rozwiązanie, jak OCR wbudowany w urządzenie, ale posiada o wiele większa funkcjonalność oraz możliwości rozwoju. Co więcej, takie rozwiązania potrafią odpowiadać nawet na bardzo specyficzne potrzeby biur.
Gdzie znajduje zastosowanie OCR?
Dane przenoszone na nośnikach papierowych, często przechowują istotne dla działania firmy informacje. Dzięki rozpoznawaniu tekstu można w łatwy sposób przyspieszyć prace poszczególnych działów, czy nawet całej firmy. W jakich miejscach OCR znajdzie zastosowanie?
Automatyzacja obiegu dokumentów
Ilość przetwarzanych codziennie dokumentów nieraz przerasta możliwości jednej osoby. Co gdyby na przykład wziąć wszystkie faktury przychodzące, przepuścić je przez skaner, a towar wraz z wszystkimi informacjami z faktury znalazł się bezpośrednio w systemie? Przyspieszyłoby to pracę całego działu księgowego. Zamiast ręcznie przenosić informacje o kontrahentach, pozycjach zakupowych, cenach, czy terminach płatności, może zrobić to za nas automat.
Potrzebne jest w tym celu urządzenie lub program, który pozwala na wyodrębnienie danych ze skanowanych dokumentów, czyli pośrednio OCR.
Archiwizacja dokumentacji
Dokumenty archiwalne nieraz wymagają odszukania, czasem nie wiemy, na którym dokładnie dokumencie znajdują się poszukiwane przez nas informacje, więc najlepiej byłoby wyszukać je po konkretnych frazach. Archiwa stworzone przy pomocy dokumentów, na których tekst został poddany procesowi rozpoznawania, pozwalają na takie wyszukiwanie i wiele więcej.
Jak wykorzystać OCR w firmie?
Możliwości wykorzystania OCR w codziennej pracy biura jest bardzo wiele. Co więcej, nowe sposoby przetwarzania danych ciągle się pojawiają, a digitalizacja dokumentów to temat, który stał się już codziennością dla każdego z nas. Dlatego nie zostawaj w tyle, optymalizacja pracy z dokumentami to temat, który nie może czekać.