Płacisz co roku za Adobe Acrobat? To może być błąd w budżecie Twojego biura

Większość działów administracji traktuje oprogramowanie PDF jak media: comiesięczny koszt, który po prostu trzeba ponieść. Adobe Acrobat Pro, 240 dolarów rocznie, subskrypcja odnawia się sama. I tak w kółko.

Ale co, jeśli powiem Ci, że Canon, tak, ten sam Canon, który prawdopodobnie stoi w Twoim pokoju ksero od lat dostarcza narzędzie OCR i PDF, które kosztuje tyle jednorazowo, ile Adobe bierze za dwa miesiące? I że ten fakt skutecznie ukrywa się pod nudną nazwą „oprogramowanie dołączone do skanera"?

ReadIRIS PDF to jeden z tych produktów, które przez lata siedziały w cieniu swojego bardziej medialnego konkurenta. Czas to zmienić. Oto siedem rzeczy, których prawdopodobnie nie wiedziałeś o tym narzędziu, a które mogą całkowicie zmienić sposób, w jaki Twój dział podchodzi do pracy z dokumentami.

Canon nie „produkuje" tego oprogramowania, tylko kupił jego twórców

To może brzmieć jak detal, ale ma ogromne znaczenie dla jakości produktu.

ReadIRIS PDF tworzony jest przez belgijską firmę I.R.I.S. Group, założoną w 1987 roku na Katolickim Uniwersytecie w Louvain. Przez ponad trzy dekady IRIS rozwijał silnik OCR, który dziś licencjonują od niego między innymi HP i (uwaga) sam Adobe. Tak, algorytm rozpoznawania tekstu w Acrobacie przez lata opierał się na technologii IRIS.

W 2013 roku Canon przejął IRIS w 100%. Efekt? Produkt łączy 35-letnie doświadczenie w OCR z zasobami i dystrybucją jednego z największych producentów urządzeń biurowych na świecie. To nie jest oprogramowanie sklecone na kolanie jako gadżet marketingowy do skanera.

138 języków OCR, w tym polski — to nie jest cecha premium

Kiedy większość administratorów myśli o OCR, wyobrażają sobie: „zeskanuj, rozpoznaj angielski tekst, zapisz jako PDF z warstwą tekstową". Tymczasem ReadIRIS PDF obsługuje 138 języków i język polski jest wśród nich w pełni zintegrowany, zarówno na poziomie rozpoznawania, jak i interfejsu użytkownika.

Co więcej, silnik potrafi wykryć do trzech języków jednocześnie na jednej stronie dokumentu. Dla firm obsługujących klientów zagranicznych, pracujących z dokumentacją przetargową w kilku wersjach językowych albo archiwizujących korespondencję z partnerami z różnych krajów to realna oszczędność czasu.

To wszystko dostępne jest już w najtańszej edycji, za jednorazową opłatą rzędu 79 dolarów.

„Automatyczna separacja dokumentów" to funkcja, której nie ma Adobe

Wyobraź sobie taki scenariusz: skanujesz stos 200 faktur z poprzedniego miesiąca. Pomiędzy każdą fakturą wkładasz pustą kartkę jako separator. Jeden skan, jeden plik. Dalej: zazwyczaj musisz ręcznie podzielić to na 200 osobnych dokumentów.

ReadIRIS PDF Elite robi to automatycznie. Oprogramowanie samodzielnie wykrywa puste strony, kody kreskowe lub określony tekst i dzieli dokument w odpowiednich miejscach. Ale to jeszcze nie koniec — automatyczne nazewnictwo plików na podstawie wykrytej treści pozwala, żeby każda faktura od razu otrzymała nazwę zawierającą numer dokumentu, datę lub nazwę kontrahenta.

Tej kombinacji funkcji próżno szukać w Adobe Acrobat Pro w tej cenie. To rozwiązanie zaprojektowane z myślą o realnym workflow biurowym, nie o jednostkowej edycji PDF.

„Hyper Compression" potrafi zmniejszyć plik 50-krotnie

Dział administracji, który archiwizuje dokumenty w formie skanów, zna ten problem doskonale: skany to ogromne pliki. Jeden zeskanowany raport roczny to potencjalnie kilkanaście megabajtów. Pomnóż to przez kilka lat archiwum i kilka tysięcy dokumentów.

ReadIRIS PDF zawiera technologię kompresji określaną jako „Hyper Compression", która potrafi zredukować rozmiar pliku PDF nawet 50-krotnie przy zachowaniu czytelności treści. To nie jest przybliżenie marketingowe: kompresja działa na warstwę obrazu w tle, zachowując jednocześnie warstwę tekstową (OCR) w pełnej rozdzielczości.

W praktyce oznacza to, że archiwum, które zajmowało 500 GB na serwerze, może zejść do 10 GB. Przekłada się to bezpośrednio na koszty przechowywania i szybkość przesyłania dokumentów.

Dożywotnia licencja za cenę dwóch miesięcy Adobe

Ile razy słyszałeś: „subskrypcja to wygodne rozwiązanie"? Być może. Ale gdy zsumuje się koszty w perspektywie trzech lat, obraz wygląda inaczej.

ReadIRIS PDF Essential kosztuje jednorazowo 79 dolarów. Wersja Elite to 129 dolarów. Licencja dożywotnia, przypisana do komputera, z możliwością przeniesienia na inną maszynę.

„Używałem OmniPage, ABBYY i Readiris — jestem pewny, że wszystkie są w górnym zakresie 99% dokładności OCR."

— użytkownik G2, porównując czołowe programy OCR

Jeśli dokładność jest porównywalna, a cena różni się trzykrotnie, pytanie o wybór staje się czysto biznesowe.

Skanery Canon imageFORMULA często mają tę licencję w pudełku i nikt o tym nie wie

To może być najważniejsza informacja praktyczna w tym artykule.

Jeśli Twoje biuro korzysta ze skanerów Canon z serii imageFORMULA (R40, R50, DR-M160II i kilku innych), jest bardzo prawdopodobne, że licencja ReadIRIS PDF jest już opłacona i dołączona do urządzenia. Wystarczy ją aktywować.

Niestety, to oprogramowanie często ginie w czeluściach szuflady razem z płytą instalacyjną, o której zapomniano przy unowocześnianiu sprzętu. Warto sprawdzić dokumentację posiadanego skanera, bo ta kontrola może zaoszczędzić kilkanaście tysięcy złotych na następnym przetargu na oprogramowanie biurowe.

PDF/A i redakcja danych to nie tylko compliance, to ochrona przed RODO

Administratorzy często traktują zgodność z PDF/A jak formalność przy archiwizacji dokumentów. W rzeczywistości format PDF/A (norma ISO 32000) to gwarancja, że dokument będzie czytelny za 20 lat, niezależnie od tego, jakim oprogramowaniem zostanie otwarty. To standard wymagany przez wiele instytucji publicznych i sądów.

ReadIRIS PDF Elite obsługuje pełne spektrum standardów PDF/A (od wersji 1.4 do A-3b) oraz PDF-UA (dostępność dla osób z niepełnosprawnościami). Ale co ważniejsze z perspektywy RODO, oferuje funkcję redakcji dokumentów, czyli trwałego, nieodwracalnego zaciemniania poufnych danych: numerów PESEL, danych bankowych, adresów, a nawet ukrytych metadanych pliku.

To funkcja, której użytkownik potrzebuje raz, ale kiedy potrzebuje, nie ma czasu szukać alternatyw.

Na koniec: jedno pytanie do przemyślenia

Technologia OCR i zarządzania PDF dojrzewa od ponad 30 lat. Silnik, który napędza ReadIRIS PDF, był wystarczająco dobry, żeby Adobe i HP chciały go licencjonować do własnych produktów.

Skoro tak, dlaczego nadal płacimy subskrypcję za opakowanie, skoro możemy kupić sam silnik?

Może to nie jest pytanie o oprogramowanie. Może to pytanie o to, jak bardzo nasze nawyki zakupowe w biurze są kształtowane przez marketing, a nie przez potrzeby.