Dług Technologiczny w kontekście sprzętu biurowego

Dynamiczny rozwój branży może powodować zwiększający się dług technologiczny Twojej firmy. Przeczytaj, jak sprzęt biurowy może go zmniejszyć!
24 listopad 2021

Rozwój firmy to dzisiaj nie tylko zwiększanie obrotów, poszerzanie zespołu, przestrzeni biurowej. W pewnym zakresie można nawet rozwijać firmę, nie patrząc na rozwój bazy klientów. Dzięki usprawnianiu procesów i optymalizacji pracy ten sam biznes może przynosić większe zyski, niż dotychczas.

Rozwój w zakresie sprzętu biurowego jest istotny również ze względu na rosnący dług technologiczny przedsiębiorstwa. Im dłużej Twoja firma nie rozwija wykorzystywanych technologii oraz nie optymalizuje działań za pomocą sprzętu, tym większy powstaje dystans do rozwijającej się reszty przedstawicieli branży. Jak zatem sprzęt biurowy może wpłynąć na zmniejszenie długu technologicznego Twojej firmy?

Dług technologiczny a podstawowa funkcjonalność

Istnieje sporo firm, które uważają sprzęt biurowy za urządzenia o wąsko okrojonej funkcjonalności, która na przykład w kontekście kserokopiarek sprowadza się do drukowania, skanowania i kopiowania dokumentów. Tymczasem te urządzenia z biegiem czasu rozwijają się, oferując znacznie szersze możliwości, a nawet zapewniając podstawowe możliwości optymalizacji w ramach standardowego wyposażenia.

 

Optymalizacja dzięki konfiguracji

Nowoczesne kserokopiarki to nie tylko możliwość naciśnięcia przycisku „kopiuj” to sprzęt, który projektowany jest z myślą o usprawnianiu procesów biurowych. Każda z nich oferuje szerokie możliwości konfiguracji, choćby w zakresie skanowania dokumentów. Ustawienia można dostosować tak, aby skanowane dokumenty trafiały bezpośrednio do wskazanych osób, z niezbędną adnotacją, nazwą i formatem pliku. Dzięki temu, za pomocą jednego naciśnięcia na ekranie można obsłużyć wysyłkę dokumentów do właściwych osób i wydziałów.

System obsługi urządzeń

Pomiary są dokonywane dzisiaj na każdym kroku, odpowiednie zmierzenie i analiza wskaźników biznesowych przekłada się bezpośrednio na wyniki finansowe firmy. Eksploatacja sprzętu biurowego jest dzisiaj również możliwa, a korzyści płynące z odpowiednio zaplanowanego rozmieszczenia sprzętu oraz optymalizacji workflow są nieocenioną wartością dla biznesu.

Praktycznie wszystkie urządzenia biurowe posiadają możliwość połączenia z systemem do analizy użytkowania sprzętu. Statystyki z podziałem na użytkowników, sezonowość, nakłady, czy zużycie materiałów pozwalają w prosty sposób usprawnić działanie biura i zaoszczędzić na serwisach i materiałach eksploatacyjnych.

Automatyzacja zamiast pracy ręcznej

Szerokie możliwości oferowane przez oprogramowanie zastosowane w urządzeniach, to tylko część spośród wielu technologii dostępnych w dzisiejszych urządzeniach. Wyposażenie kserokopiarki w dodatkowe elektroniczne lub mechaniczne moduły również wpływa na szybkość pracy.

Doskonałym przykładem są finiszery zszywająco-sortujące. Sprawdzają się one w przypadku druku wielu partii dokumentów jednocześnie. Wydruki są dzięki nim ułożone partiami, a jeśli trzeba również zszyte w wybranym miejscu.

W przypadku dużych ilości skanów w biurze idealnym rozwiązaniem jest jednoprzebiegowy podajnik dokumentów, który sczytuje obraz z obu stron kartki jednocześnie. To prosty sposób na dwukrotne przyspieszenie skanowania dokumentów.

Jak zmniejszyć dług technologiczny dzięki sprawnemu Workflow?

Sprawny obieg dokumentów w firmie ma bezpośredni wpływ na szybkość pracy nie tylko pojedynczych zespołów, ale całego przedsiębiorstwa. Aby skutecznie optymalizować przepływ dokumentów, potrzebne są do tego odpowiednie narzędzia.

Wgrywanie dokumentów papierowych do firmowego systemu to pierwszy krok na drodze do digitalizacji i usprawnienia obiegu dokumentów. Niezastąpiony w tym zakresie jest OCR, który coraz częściej pojawia się jako standardowe wyposażenie urządzeń.

Wprowadzanie dokumentów do systemu firmy może być realizowane za pomocą przeznaczonego do tego oprogramowania, jak IRISXtract™.

Jakie straty przynosi dług technologiczny?

Lekceważenie rosnącego długu technologicznego niesie ze sobą kosztowne konsekwencje. Praktycznie każdy rok zwłoki względem rozwijającej się branży stanowi o dodatkowych kosztach załatania luki technologicznej.

Na początku mogą to być jedynie urządzenia, ale z czasem konkurenci rozwiną również obieg dokumentów, wdrożą niezbędne oprogramowanie i zaczną wykorzystywać pełnię możliwości oferowanych przez sprzęt i systemy.

Jak więc zapewnić sobie stały dostęp do nowoczesnych urządzeń?

Wynajem sprzętu odpowiedzią na potrzebę stałego rozwoju

Działającym sposobem na zmniejszenie początkowego progu na drodze do zmniejszenia długu technologicznego, jest wynajem urządzeń biurowych. Dzięki temu, w ramach niskiej opłaty miesięcznej, możesz wejść w posiadanie nowego modelu kserokopiarki, a po kilku latach praktycznie bez zwiększania kosztu, wymienić ją na jeszcze nowszą.

Zapytaj o wynajem urządzeń!

Nasi specjaliści wspierają Cię na każdym etapie wyboru urządzeń oraz pomagają dopasować ich rodzaj, ilość oraz funkcje dodatkowe do potrzeb Twojego biura.

Niniejsza strona korzysta z plików cookie

W celu poprawienia jakości usług, dostosowania zawartości strony do potrzeb użytkowników, a także korzystania z narzędzi analitycznych, reklamowych i społecznościowych, korzystamy z plików cookie i pochodnych technologii. Klikając przycisk „Zezwól na wszystkie” wyrażasz zgodę na przechowywanie plików cookie w Twoim urządzeniu, ich wykorzystywanie w celu analizy, personalizacji i marketingu. Więcej na ten temat dowiesz się tutaj.

Niezbędne

Niezbędne pliki cookie przyczyniają się do użyteczności strony poprzez umożliwianie podstawowych funkcji takich jak nawigacja na stronie i dostęp do bezpiecznych obszarów strony internetowej. Strona internetowa nie może funkcjonować poprawnie bez tych ciasteczek.

Funkcjonalne

Pliki cookie dotyczące preferencji umożliwiają stronie zapamiętanie informacji, które zmieniają wygląd lub funkcjonowanie strony, np. preferowany język lub region, w którym znajduje się użytkownik.

Statystyczne

Statystyczne pliki cookie pomagają właścicielem stron internetowych zrozumieć, w jaki sposób różni użytkownicy zachowują się na stronie, gromadząc i zgłaszając anonimowe informacje.

Reklamowe

Marketingowe pliki cookie stosowane są w celu śledzenia użytkowników na stronach internetowych. Celem jest wyświetlanie reklam, które są istotne i interesujące dla poszczególnych użytkowników i tym samym bardziej cenne dla wydawców i reklamodawców strony trzeciej.

Czy wyrażasz zgodę na korzystanie z innych niż niezbędne plików cookies na zasadach opisanych w polityce prywatności?