Praktycznie każdy rodzaj pracy w biurze wiąże się z obsługą dokumentów drukowanych. W niektórych branżach drukowana forma dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla codziennie wykonywanych zadań, inne zaś charakteryzują się sporadycznym drukiem dokumentów. Planując pracę w biurze, warto wziąć pod uwagę kwestie urządzeń i sposobu drukowania, dzięki temu zachowasz płynność pracy i łatwość zarządzania procesem. Przeczytaj, aby dowiedzieć się, jak to zrobić!
Dobre zaplanowanie procesu drukowania dokumentów w firmie wymaga rozważenia kilku istotnych czynników, których indywidualne dopasowanie do warunków biura, pozwoli zaoszczędzić na czasie i kosztach druku.
Wybór urządzenia do drukowania dokumentów
Wybór odpowiedniego sprzętu to pierwszy krok na ścieżce do optymalnego zaplanowania drukowania dokumentów w firmie. Przedsiębiorcy często wpadają w pułapkę zakupu najbardziej wydajnego urządzenia, na jakie pozwala budżet. W teorii takie rozwiązanie może zapewnić niski koszt wydruku, ale postawienie w biurze jednego urządzenia do obsługi wszystkich pracowników, niejednokrotnie przynosi straty w czasie i płynności pracy.
Kolejnym aspektem jest funkcjonalność sprzętu. Niektóre czynności wymagają bardziej zaawansowanych funkcji urządzenia, a innym wystarczy sama możliwość drukowania dokumentów.
W pierwszej kolejności należy jednak rozważyć, jaki rodzaj urządzenia realnie odpowie na potrzeby biura. Czyli, czy w biurze zachodzi potrzeba druku kolorowego, czy wystarczy urządzenie drukujące w odcieniach czerni i bieli?
Rodzaj urządzenia do drukowania dokumentów
Głównymi czynnikami wyboru pomiędzy urządzeniem czarno-białym a kolorowym, jest cena zakupu oraz koszty eksploatacji. Wybierając odpowiedni model, zaoszczędzisz nie tylko na koszcie wydruku. Często czarno-białe urządzenie, w podobnej cenie co kolorowe, będzie oferować znacznie większą wydajność.
Drukowanie dokumentów kolorowych
Drukowanie broszur i ofert, które mają później trafić w ręce klienta, wymaga odpowiedniej jakości druku kolorowego. Taki wybór zdecydowanie przyda się działowi handlowemu oraz marketingu. Wszelkiego rodzaju wizualizacje, wykresy czy oferty zdecydowanie lepiej prezentują się w kolorze. Co więcej, są bardziej czytelne i przykuwają uwagę odbiorcy. Dzięki temu Twoi klienci częściej zwrócą uwagę na otrzymane od Ciebie materiały, a także poświęcą im więcej czasu.
Drukowanie dokumentów czarno-białych
Korzystanie z możliwości urządzeń czarno-białych nadal posiada wiele zalet. Taki sprzęt jest niejednokrotnie tańszy w zakupie, a koszty jego użytkowania, w porównaniu do druku kolorowego, są bardzo niskie. W niektórych grupach roboczych czarno-białe dokumenty będą w zupełności wystarczające względem potrzeb. Przykładem może być druk wewnętrznych dokumentów firmy czy też faktur. Innym rodzajem dokumentów, które wystarczy wydrukować w czerni i bieli jest dokumentacja trafiająca do archiwum. Dzięki temu również zaoszczędzisz na kosztach druku.
Rodzaj urządzenia to pierwszy czynnik, jaki warto wziąć pod uwagę, wybierając sprzęt. Co jeszcze może wpłynąć na szybkość i płynność pracy?
Funkcjonalność a drukowanie dokumentów
Jeśli chcesz zoptymalizować drukowanie dokumentów w firmie, weź pod uwagę dodatkowe funkcje, jakie oferują urządzenia. Dzięki nim można w prosty sposób usprawnić proces druku, zabezpieczyć poufne dane, czy skutecznie zarządzać drukiem w firmie.
Jeśli urządzenie stojące przykładowo na korytarzu ma obsługiwać większą ilość osób, warto rozważyć system identyfikacji użytkowników. Przykładem takiego rozwiązania może być system UniFLOW Online, który pozwala na autoryzację użytkownika na urządzeniu oraz skuteczne zarządzanie drukowaniem dokumentów w firmie.
Kolejną z funkcjonalności, którą warto rozważyć przed nabyciem urządzenia, jest możliwość druku podążającego. To funkcja, która sprawdza się w biurach, gdzie znajduje się od kilku do kilkunastu urządzeń oraz drukowane są dane, które powinny trafiać tylko do rąk zlecającego druk. W takim przypadku jedynie osoba logująca się na urządzeniu będzie miała dostęp do wydrukowanej dokumentacji.
To tylko przykładowe z wielu przydatnych funkcji, które mogą dodatkowo oferować urządzenia. Nowoczesny sprzęt to szeroka gama możliwości, które możesz indywidualnie dopasować do swoich potrzeb.
Ilość urządzeń do drukowania dokumentów
Kolejnym aspektem wartym przeanalizowania jest odpowiedź na pytanie, czy zakup jednego wydajnego urządzenia na pewno optymalnie wpłynie na workflow Twojego biura. O ile w miejscach, gdzie urządzenie pracuje pod dużym obciążeniem, ale obsługiwane jest przez zaledwie kilka osób, wydajność będzie bardzo pożądana, o tyle większa ilość osób drukująca pojedyncze strony może mieć problemy i tracić czas czekając na wydruki.
Dlatego warto zastanowić się nad optymalnym rozmieszczeniem urządzeń w przestrzeni biurowej.
Jak optymalnie zaplanować drukowanie dokumentów w firmie?
Aby optymalnie zaplanować drukowanie dokumentów w firmie, warto zwrócić uwagę na czynniki, takie jak:
- dobór odpowiedniego rodzaju urządzenia,
- wybór pomiędzy jednym a kilkoma drukarkami,
- wyposażenie urządzenia w dodatkowe opcje i funkcjonalności,
Dzięki temu zawsze będziesz mieć pewność, że proces przetwarzania dokumentów w Twojej firmie jest optymalny i nie tylko nie przynosi strat, ale wpływa na znaczną poprawę szybkości pracy biura.