Czy niszczenie dokumentów we własnym zakresie się opłaca? Jaka jest alternatywa?

Wiele firm decyduje się na samodzielne niszczenie dokumentów, sądząc, że to najtańsze i najprostsze rozwiązanie. Jednak w praktyce okazuje się, że koszty, ryzyko i czas związane z tym procesem mogą być wyższe, niż się wydaje. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje alternatywnych i bardziej opłacalnych metod utylizacji danych.

1. CO OZNACZA NISZCZENIE DOKUMENTÓW NA WŁASNĄ RĘKĘ

Niszczenie dokumentów we własnym zakresie najczęściej polega na:

• zakupie niszczarki,

• ręcznym podawaniu dokumentów do urządzenia,

• późniejszym odbiorze i utylizacji powstałych ścinków.

Dodatkowo konieczne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników, zapewnienie zgodności z przepisami (np. RODO) oraz dbanie o regularność niszczenia. Proces ten zabiera czas i obciąża pracowników administracyjnych, którzy mogliby wykonywać w tym czasie inne obowiązki.

2. UKRYTE KOSZTY SAMODZIELNEGO NISZCZENIA DOKUMENTÓW

Choć zakup niszczarki może wydawać się jednorazowym wydatkiem, z czasem pojawiają się koszty eksploatacyjne, takie jak:

• zużycie prądu,

• wymiana noży tnących,

• konserwacja i serwis,

• worki i pojemniki na ścinki,

• czas pracy pracownika, który obsługuje urządzenie.

Dodatkowo urządzenia niskiej klasy często nie radzą sobie z większymi wolumenami dokumentów, co wydłuża proces i zwiększa ryzyko awarii.

3. JAKIE RYZYKO WIĄŻE SIĘ Z SAMODZIELNYM NISZCZENIEM

Niewłaściwe niszczenie dokumentów może prowadzić do:

• ujawnienia danych osobowych lub firmowych,

• naruszenia przepisów o ochronie danych (RODO),

• odpowiedzialności karno-administracyjnej,

• utraty zaufania klientów lub partnerów biznesowych.

W wielu przypadkach pracownicy nieświadomie wyrzucają dokumenty bez wcześniejszego zniszczenia lub używają niewłaściwego poziomu cięcia.

4. ALTERNATYWA – WYNAJEM NISZCZARKI

Firma ROBICAN oferuje wygodną i bezpieczną alternatywę:

WYNAJEM NISZCZARKI

• Profesjonalna niszczarka dopasowana do ilości dokumentów,

• Wygodna forma rozliczenia – miesięczna opłata,

• Bez konieczności inwestycji w drogi sprzęt,

• Serwis i konserwacja w cenie wynajmu.

Dzięki temu Twoja firma ma sprzęt zawsze gotowy do pracy, a Ty nie ponosisz kosztów napraw ani zakupu materiałów eksploatacyjnych.

5. KTÓRE ROZWIĄZANIE JEST BARDZIEJ OPŁACALNE

W zależności od wielkości firmy i ilości dokumentów, które wymagają zniszczenia, można przyjąć:

• W MAŁYCH FIRMACH  I ŚREDNICH FIRMACH– lepiej sprawdzi się wynajem niszczarki na potrzeby bieżącego niszczenia,

• W DUŻYCH FIRMACH – opłacalne jest zlecenie cyklicznego niszczenia dokumentów zewnętrznej firmie.

Oba rozwiązania są bezpieczniejsze i bardziej efektywne niż codzienne samodzielne niszczenie dokumentów na podstawowej niszczarce.

PODSUMOWANIE

Niszczenie dokumentów we własnym zakresie nie zawsze się opłaca – zarówno pod względem finansowym, jak i organizacyjnym. Alternatywy w postaci profesjonalnego niszczenia dokumentów lub wynajmu niszczarki to bezpieczniejsze, wygodniejsze i często tańsze rozwiązania. Firma ROBICAN zapewnia rozwiązanie problemu– zgodnie z przepisami i wymaganiami klienta.

Wróć do FAQ