Czy skany wykonywane na wynajmowanej kserokopiarce są dodatkowo płatne?

Wiele firm, decydując się na wynajem urządzenia wielofunkcyjnego, zastanawia się, czy oprócz kosztów związanych z wydrukami trzeba będzie dodatkowo płacić za funkcję skanowania. To ważne pytanie, bo skanowanie jest obecnie podstawowym elementem pracy biura – umożliwia cyfrową archiwizację dokumentów, przesyłanie ich do systemów DMS czy bezpośrednio na e-mail pracownika.

Czy skany na kserokopiarce są dodatkowo płatne?

W zdecydowanej większości umów wynajmu – nie. Funkcja skanowania jest integralną częścią urządzenia wielofunkcyjnego Canon i w ramach abonamentu klient nie płaci za nią dodatkowo.

Opłaty abonamentowe obejmują:

• wydruki i kopie – rozliczane jako koszt jednostkowy (np. za stronę A4 mono lub kolor),

• serwis i części – wliczone w abonament,

• materiały eksploatacyjne – tonery, bębny, pojemniki na zużyty toner.

Skanowanie jest bezpłatne, a klient może wykonywać dowolną liczbę skanów – na e-mail, na serwer, do pamięci USB czy w formacie PDF, TIFF lub JPEG.

Dlaczego skanowanie nie jest rozliczane? 

1. Brak zużycia tonerów – w odróżnieniu od druku, proces skanowania nie wymaga zużycia materiałów eksploatacyjnych, co eliminuje koszty jednostkowe.

2. Stały koszt serwisu – w ramach umowy najmu serwis i konserwacja urządzenia są już wliczone w cenę.

3. Nowoczesne rozwiązania Canon – skanowanie jest standardową funkcjonalnością, dlatego nie wymaga dodatkowych opłat.

Wyjątki kiedy skanowanie jest dodatkowo rozliczane? 

Choć standardem jest brak opłat, istnieją sytuacje, w których dostawca może naliczać dodatkowe koszty:

• zaawansowana integracja z systemami IT – np. skanowanie bezpośrednio do oprogramowania ERP, CRM czy do chmury firmowej,

• dodatkowe licencje OCR – umożliwiające tworzenie plików PDF przeszukiwalnych (Searchable PDF),

• ponadstandardowe obciążenie urządzenia – jeśli wolumen skanów znacząco przekracza normalne użytkowanie, może to wpłynąć na warunki serwisowe.

Jak wygląda to w firmie Robican? 

W naszej firmie – autoryzowanym partnerze Canon oraz Sharp – skanowanie w ramach wynajmu urządzenia jest całkowicie bezpłatne. Klient płaci jedynie za wydruki i kopie, a funkcja skanowania dostępna jest bez ograniczeń.

Dodatkowo oferujemy naszym klientom:

• możliwość konfiguracji skanowania do e-mail, folderu sieciowego (SMB), FTP lub pamięci USB,

• instalację i szkolenie pracowników w zakresie obsługi,

• pełne wsparcie techniczne i serwisowe w ramach umowy najmu.

Podsumowanie

Jeśli zastanawiasz się, czy skany wykonywane na wynajmowanym urządzeniu są dodatkowo płatne, odpowiedź brzmi: nie. Standardowo skanowanie w urządzeniach Canon dostarczanych przez firmę Robican jest bezpłatne i nie wpływa na wysokość abonamentu. Klient płaci wyłącznie za wydruki i kopie, a skanowanie – jako jedna z kluczowych funkcji nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych – dostępne jest bez ograniczeń.

Wróć do FAQ