Jak wyeliminować w firmie niezaplanowane wydatki na koszty związane z drukowaniem?

Wiele firm mierzy się z problemem niekontrolowanych i nieprzewidywalnych kosztów związanych z drukowaniem dokumentów. Tonery, serwis, awarie, papier czy przestoje w pracy – to wszystko generuje wydatki, które często nie są ujęte w miesięcznym budżecie. Na szczęście istnieją sprawdzone sposoby, aby wyeliminować te koszty i zastąpić je przewidywalnym, zoptymalizowanym modelem zarządzania drukiem.

1. WDROŻENIE UMOWY NAJMU URZĄDZENIA DRUKUJĄCEGO

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na wyeliminowanie nieprzewidzianych wydatków jest wynajem drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego z pełnym serwisem. W ramach stałej, miesięcznej opłaty otrzymujesz:

• sprzęt dopasowany do potrzeb firmy,

• dostawy tonerów lub tuszów,

• pełne wsparcie serwisowe i techniczne,

• konserwacje i przeglądy okresowe,

• szybką reakcję na awarie bez dodatkowych opłat.

Dzięki temu zyskujesz pełną przewidywalność kosztów i nie zaskoczy Cię nagły wydatek na drogi toner lub serwis.

2. MONITOROWANIE I KONTROLA UŻYTKOWNIKÓW

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania drukiem, takiego jak Canon uniFLOW lub Accounting Manager, pozwala:

• śledzić, kto i ile drukuje,

• przypisywać koszty do konkretnych działów lub projektów,

• ograniczać nieuzasadnione wydruki kolorowe,

• wprowadzać limity wydruków dla pracowników.

To rozwiązanie szczególnie przydatne w firmach, gdzie drukuje wiele osób – i gdzie łatwo o nieświadome generowanie nadmiernych kosztów.

3. STOSOWANIE URZĄDZEŃ O NISKIM KOSZCIE EKSPLOATACJI

Nie każda drukarka nadaje się do zastosowań firmowych. Często urządzenia kupione "okazyjnie" generują wysokie koszty eksploatacyjne. Warto wybierać sprzęt:

• z dużymi pojemnikami na toner,

• z opcją druku dwustronnego i ekonomicznego,

• o niskim koszcie wydruku strony A4.

Canon oferuje modele zoptymalizowane pod kątem wydajności i kosztów – zarówno w segmencie biurowym (i-SENSYS), jak i biznesowym (imageRUNNER, plotery serii TM).

4. STANDARYZACJA SPRZĘTU W CAŁEJ FIRMIE

Używanie różnych modeli drukarek w firmie to częsty powód nieplanowanych wydatków:

• różne tonery = wyższy koszt magazynowania,

• trudność w serwisowaniu = dłuższe przestoje,

• brak kompatybilności = brak spójnej polityki druku.

Standaryzacja floty drukującej pozwala ograniczyć liczbę modeli, uprościć zarządzanie materiałami i wyeliminować niepotrzebne zamówienia.

5. AUTOMATYCZNE ZAMAWIANIE MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH

Systemy monitorujące stan tuszów i tonerów mogą automatycznie informować serwis o konieczności uzupełnienia materiałów. Dzięki temu:

• unikasz sytuacji, w której zabraknie tonera,

• nie musisz kupować tonerów "na zapas",

• nie ryzykujesz zakupu nieoryginalnych lub niekompatybilnych materiałów.

To kolejny element, który pozwala zredukować chaos kosztowy i zapewnić ciągłość działania biura.

6. PRZEGLĄD I AUDYT ZUŻYCIA DRUKU

Warto cyklicznie analizować, ile dokumentów jest drukowanych, czy są to dokumenty niezbędne, i czy można zastąpić je wersją cyfrową. Audyt drukowania pozwala:

• zidentyfikować zbędne wydatki,

• opracować politykę druku w firmie,

• wdrożyć działania oszczędnościowe i proekologiczne.

Firmy takie jak ROBICAN pomagają przeprowadzić taki audyt i przygotować rekomendacje bezpłatnie – w ramach wdrożenia najmu.

PODSUMOWANIE

Niezaplanowane wydatki na druk to problem, z którym zmaga się wiele firm. Można go jednak skutecznie wyeliminować poprzez:

• wdrożenie umowy najmu z serwisem i materiałami,

• monitorowanie użytkowników i drukowanych zadań,

• wybór sprzętu o niskim koszcie eksploatacji,

• ujednolicenie floty drukującej,

• automatyzację zamówień tonerów i przeglądów.

Rozwiązania oferowane przez firmę ROBICAN pozwalają nie tylko ograniczyć wydatki, ale także zwiększyć kontrolę nad procesem drukowania i poprawić jego efektywność.

Wróć do FAQ