Jak ograniczyć koszty związane z drukiem w firmie?

Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak duży wpływ na budżet ma codzienne drukowanie dokumentów. Często dopiero analiza kosztów ujawnia, że miesięczne wydatki na tonery, papier, serwis i energię mogą sięgać tysięcy złotych. Dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele skutecznych metod, aby znacząco obniżyć koszty druku – bez rezygnowania z jakości i komfortu pracy.

1. WYBIERZ URZĄDZENIE O NISKIM KOSZCIE EKSPLOATACJI

Nie każde urządzenie drukujące kosztuje tyle samo w utrzymaniu. Warto zwrócić uwagę na:

• koszt strony A4 w mono i kolorze,

• pojemność tonerów lub tuszów,

• żywotność bębnów, zespołów utrwalających i rolek.

Canon oferuje modele zoptymalizowane pod kątem kosztów druku – zarówno w serii i-SENSYS, jak i imageRUNNER ADVANCE, które idealnie sprawdzą się w środowisku biurowym.

2. STOSUJ DRUKOWANIE DWUSTRONNE I CZARNO-BIAŁE

Domyślne ustawienie druku dwustronnego (duplex) pozwala zmniejszyć zużycie papieru nawet o 50%. Warto też ustawić w sterowniku opcję domyślnego druku czarno-białego – zwłaszcza jeśli dokumenty kolorowe nie są konieczne.

3. WPROWADŹ AUTORYZACJĘ UŻYTKOWNIKÓW

Autoryzacja użytkowników (np. kodem PIN, kartą zbliżeniową lub loginem) pozwala śledzić, kto i ile drukuje. W wielu przypadkach sama świadomość kontroli sprawia, że pracownicy drukują mniej lub rezygnują z niepotrzebnych wydruków.

Canon umożliwia takie funkcje dzięki systemowi uniFLOW lub poprzez wbudowane mechanizmy zarządzania dostępem.

4. STOSUJ DRUK POUFNY I KOLEJKĘ ODBIORU

Zadania drukowane z funkcją „druk poufny” (z hasłem) lub „druk po uwierzytelnieniu” nie są od razu realizowane. Użytkownik musi podejść do urządzenia i zatwierdzić zadanie. Dzięki temu unika się sytuacji, w których dokumenty są drukowane, ale nigdy nieodebrane – co generuje koszty.

4. KORZYSTAJ Z OPROGRAMOWANIA DO ZARZĄDZANIA DRUKIEM

Systemy takie jak Canon uniFLOW czy Canon Accounting Manager pozwalają:

• analizować zużycie materiałów,

• rozliczać koszty na użytkowników lub działy,

• ograniczać ilość wydruków na osobę,

• automatycznie wdrażać polityki oszczędnego drukowania.

To szczególnie ważne w firmach, które chcą wprowadzić kontrolę budżetową w dziale administracyjnym, księgowym lub marketingowym.

5. WYNAJMIJ URZĄDZENIE Z SERWISEM I MATERIAŁAMI

Wynajem urządzenia z serwisem i materiałami (jak oferuje firma ROBICAN) to sposób na stałe, przewidywalne koszty bez niespodzianek. W jednej opłacie miesięcznej masz:

• urządzenie dopasowane do Twoich potrzeb,

• dostawy tonerów,

• pełną obsługę serwisową,

• raporty użytkowania.

Nie musisz inwestować w zakup drogiego sprzętu ani martwić się o nagłe koszty awarii.

6. EDUKUJ PRACOWNIKÓW

Nawet najlepszy sprzęt i oprogramowanie nie wystarczą, jeśli pracownicy nie będą świadomi wpływu druku na budżet firmy. Warto przygotować prostą politykę druku lub checklistę dobrych praktyk, np.:

• drukuj tylko to, co konieczne,

• unikaj kolorów w dokumentach wewnętrznych,

• drukuj zbiorczo (np. kilka slajdów na jednej stronie),

• używaj funkcji „Podgląd wydruku”.

PODSUMOWANIE

Koszty związane z drukiem w firmie można skutecznie ograniczyć – bez utraty efektywności pracy. Wystarczy zastosować odpowiednią strategię: od wyboru sprzętu, przez zarządzanie użytkownikami, aż po wdrożenie systemów kontroli i edukację zespołu. Canon, we współpracy z firmą ROBICAN, oferuje rozwiązania, które wspierają firmy w racjonalnym zarządzaniu drukiem – z korzyścią dla budżetu i środowiska.

Wróć do FAQ