Jak wygląda procedura wymiany wynajmowanego urządzenia?

W ramach umowy wynajmu firma korzysta z drukarki, kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego dostarczonego przez dostawcę. Wymiana urządzenia może być konieczna w kilku przypadkach:

• awaria wymagająca dłuższej naprawy,

• zmiana potrzeb firmy – np. wzrost ilości wydruków, potrzeba drukowania w kolorze, konieczność obsługi formatu A3 zamiast A4,

• modernizacja parku maszynowego – dostawca proponuje wymianę na nowszy model, aby poprawić wydajność i bezpieczeństwo,

• umowa bez limitu wydruków – przy intensywnej eksploatacji urządzenie po określonym czasie może być wymienione na nowsze.

Jak wygląda procedura wymiany krok po kroku

1. Zgłoszenie

Klient kontaktuje się z firmą Robican i zgłasza problem lub zapotrzebowanie na wymianę urządzenia. Zgłoszenie może dotyczyć awarii, braku funkcjonalności lub chęci modernizacji.

2. Diagnoza i weryfikacja 

Serwis analizuje sytuację – sprawdza, czy urządzenie wymaga naprawy, czy wymiana jest bardziej korzystnym rozwiązaniem. W przypadku rozwoju firmy analizuje również nowe potrzeby użytkownika (np. liczba pracowników, wolumen wydruków).

3. Proponowane rozwiązania

Nasza firma przedstawia propozycję wymiany urządzenia na inny model – może to być sprzęt:

• bardziej wydajny,

• kolorowy zamiast monochromatycznego,

• obsługujący większe formaty papieru,

• z dodatkowymi funkcjami, np. OCR, finiszerem czy obsługą druku mobilnego.

4. Organizacja wymiany

Firma umawia z klientem dogodny termin wymiany. W tym samym dniu dostarczane jest nowe urządzenie, a stare zostaje zabrane przez serwis. Dzięki temu klient nie pozostaje bez sprzętu.

5. Instalacja i konfiguracja urządzenia

Technik instaluje nowe urządzenie w biurze klienta, konfiguruje je w sieci, instaluje sterowniki na komputerach i przeprowadza krótkie szkolenie dla pracowników.

6. Przeniesienie ustawień i bezpieczeństwa danych

W przypadku urządzeń z dyskiem twardym serwis dba o to, aby wszystkie dane zostały bezpiecznie usunięte zgodnie z procedurami RODO. Następnie konfiguruje funkcje skanowania, adresy e-mail i profile użytkowników na nowym urządzeniu.

7. Kontynuacja umowy wynajmu

Umowa najmu pozostaje w mocy – klient korzysta z nowego urządzenia w ramach tych samych warunków (opłata abonamentowa, serwis i materiały eksploatacyjne w cenie).

Dlaczego wymiana urządzenia w firmie Robican jest bezpieczna i bezproblemowa

• Brak przerw w pracy – urządzenie wymieniane jest tego samego dnia.

• Pełna obsługa serwisowa – technicy zajmują się instalacją, konfiguracją i szkoleniem.

• Bezpieczeństwo danych – nośniki pamięci w starych urządzeniach są czyszczone zgodnie z normami bezpieczeństwa.

• Elastyczność – możliwość wymiany urządzenia na bardziej dopasowane do rosnących potrzeb firmy.

• Sprzęt Canon z autoryzacją – urządzenia dostarczane przez naszą firmę pochodzą z oficjalnej dystrybucji i objęte są wsparciem producenta.

PODSUMOWANIE

Procedura wymiany wynajmowanego urządzenia w firmie Robican jest szybka, bezpieczna i w pełni dostosowana do potrzeb klienta. W razie awarii, zmiany potrzeb czy modernizacji, firma zapewnia natychmiastową wymianę sprzętu, instalację, konfigurację i szkolenie użytkowników. Dzięki temu biuro działa bez przerw, a klienci korzystają zawsze z urządzeń Canon najnowszej generacji.

Wróć do FAQ