Co oznacza określenie "przeszukiwalny PDF"? Czy urządzenia CANON posiadają taki format?

Przeszukiwalny PDF (ang. searchable PDF) to plik w formacie PDF, który poza obrazem zeskanowanego dokumentu zawiera również rozpoznany tekst możliwy do wyszukiwania, zaznaczania i kopiowania. W przeciwieństwie do zwykłego skanu, który jest tylko obrazem strony, przeszukiwalny PDF zawiera warstwę tekstową uzyskaną dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition).

Dzięki temu możesz szybko odnaleźć konkretne słowa lub fragmenty tekstu w pliku, co jest niezwykle przydatne w pracy biurowej, księgowości, archiwizacji czy w obsłudze dokumentów prawnych.

CZY URZĄDZENIA CANON OBSŁUGUJĄ FORMAT PRZESZUKIWALNY PDF

Tak – większość urządzeń wielofunkcyjnych Canon, szczególnie z serii imageRUNNER ADVANCE oraz i-SENSYS, umożliwia skanowanie dokumentów i zapisywanie ich jako PDF z możliwością przeszukiwania.

Funkcja ta dostępna jest:

• bezpośrednio z poziomu panelu urządzenia (dla modeli biurowych),

• poprzez oprogramowanie komputerowe Canon MF Scan Utility (dla urządzeń kompaktowych),

• w aplikacjach mobilnych Canon PRINT Business (dla użytkowników smartfonów i tabletów).

JAK DZIAŁA PRZESZUKIWALNY PDF

Proces tworzenia przeszukiwalnego PDF-a polega na:

1. Zeskanowaniu dokumentu – urządzenie rejestruje obraz strony,

2. Rozpoznaniu tekstu – dzięki OCR, tekst zostaje automatycznie zidentyfikowany,

3. Zapisaniu pliku PDF z warstwą obrazu i dodatkową warstwą tekstu.

Efekt? Na pierwszy rzut oka plik wygląda jak zwykły skan, ale możesz użyć skrótu Ctrl+F, aby wyszukać konkretne słowo, a nawet skopiować treść do innego dokumentu.

JAK ZESKANOWAĆ DOKUMENT JAKO PRZESZUKIWALNY PDF W URZĄDZENIU CANON

DLA URZĄDZEŃ IMAGE RUNNER ADVANCE:

1. Wybierz opcję Skanuj i wyślij.

2. Wskaż miejsce docelowe (e-mail, folder, pamięć USB).

3. Wejdź w Ustawienia pliku.

4. Wybierz format PDF (OCR) lub PDF z możliwością przeszukiwania.

5. Potwierdź i rozpocznij skanowanie.

DLA URZĄDZEŃ I-SENSYS LUB PIXMA (Z OPROGRAMOWANIEM NA PC):

1. Uruchom Canon MF Scan Utility.

2. Wybierz tryb skanowania „Dokument” lub „OCR”.

3. Ustaw zapis jako PDF (przeszukiwalny).

4. Zeskanuj dokument i zapisz go na komputerze.

DLACZEGO PRZESZUKIWALNE PDF-Y SĄ TAK PRZYDATNE

Ten format znacznie ułatwia pracę z dokumentami – szczególnie tam, gdzie liczy się szybki dostęp do informacji. Najważniejsze zalety:

• możliwość wyszukiwania konkretnych fraz w pliku,

• łatwe kopiowanie tekstu do innych dokumentów,

• możliwość indeksowania i archiwizacji dokumentów,

• poprawa efektywności obiegu dokumentów w firmie,

• oszczędność czasu przy analizie treści.

Dodatkowo wiele programów do zarządzania dokumentacją (DMS) wymaga właśnie przeszukiwalnych PDF-ów, aby móc z nich automatycznie wydobywać dane.

PODSUMOWANIE

Przeszukiwalny PDF to plik, który łączy skan dokumentu z warstwą tekstową rozpoznaną za pomocą OCR. Umożliwia to przeszukiwanie, kopiowanie i analizowanie treści bez konieczności ręcznego przepisywania. Urządzenia wielofunkcyjne Canon – szczególnie z serii imageRUNNER ADVANCE – w pełni obsługują ten format i pozwalają na jego łatwe tworzenie zarówno z poziomu panelu urządzenia, jak i z komputera.

Wróć do FAQ